Apartman ve site yönetimlerinin icra merkezi konumunda olan yönetici/yönetim kurulu geçici olarak görevini yerine getiremediğinde ya da ansızın görevden ayrıldığında (istifa) ikinci bir kişi ya da kişilerin varlığı şiddetle kendini göstermektedir.

Yönetim planında böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı, yani Ocak ayı içinde apartman ve site yönetimlerinde olağan olarak toplantılar yapılır.

Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir.

Yöneticilerin asansörlerin bakım, onarım ve periyodik kontrollerinde önemli görevleri ve sorumlulukları vardır. Son birkaç yıldır yapılan düzenlemelerle yöneticilerin “bina sorumlusu” olarak dikkat etmeleri gereken mühim görevleri yönetmeliklerle düzenlenmiştir.

Denetim kurulu üyelerinin (denetçinin) Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat maliki olması gerektiği amir hükümle düzenlenmiştir. Uygulamada çoğunlukla, tapu kaydında kat maliki olarak gözüken bireyin eşi oğlu vs gibi yakınlarının da denetçi yapıldığı, tabiri caizse bu önemli mekanizmanın onlar üzerine yıkılmaya çalıştığı gözlemlenmektedir.

Akademik çalışmalara bakıldığında tüzel kişilerin yönetici seçilmesinde herhangi bir engel olmadığı yönünde görüşler olduğu gibi tam tersi tüzel kişilerin seçilemeyeceğine dair görüşler de bulunmaktadır. Seçilemeyeceği yönündeki görüşlerin oldukça eski olduğu ve doğal olarak kanunun son hali dikkate alınmadan ifade edildiğine de dikkat çekmek gerekir.

Apartmanlarda çalışan personele ödenen ücretlerin vergisel durumları, Gelir Vergisi Kanunu’nda yer alan düzenlemelere göre uygulanmaktadır. Örneğin kapıcı, kaloriferci, bahçıvan gibi çalışanlara ödemeler vergiden istisna iken, idari müdür, muhasebeci, spor hocası gibi kişilere yapılan ödemeler farklı değerlendirilmekte ve vergiye tabi tutulmaktadır.

Biliyorsunuz ki 31.12.1997 tarihinden itibaren konut yapı kooperatiflerinin arsaları ile bu arsalar üzerine inşa ettirdikleri konutlar, emlak vergisine tabi olmuştur. Bu nedenle konut kooperatifleri de sahibi oldukları arsa ve binalar için emlak vergisi beyannamesi verip, emlak vergisi ödemek ile mükelleflerdir.

Apartman ve site yönetimlerinde sıkça karşılaşılan problemlerden biri de çalışan personelin işten çıkarılması durumunda kıdem tazminatına hak kazanması ile kendini göstermektedir. Kıdem tazminatının hesaplanması ile birlikte kat maliklerine düşen miktarlar belli olur ve iş ödeme safhasına geçer. İşte tam aşamada kat maliklerinden itiraz sesleri yükselebilmektedir.

Site ve apartmanlarda faaliyette bulunan iş yerleri tarafından ödenen ortak giderlere ilişkin belgeler, iş yeri sahipleri adına değil, site veya apartman yönetimi adına alınabilmektedir. İş yerleri, söz konusu giderleri, yönetimler tarafından düzenlenen makbuzlarla kayıtlarına almaktadırlar. Söz konusu makbuzların ise VUK'nda yer alan fatura ve benzeri vesika kapsamında olmadığı açıktır. Bu nedenle bu makbuzlara istinaden kayıtlara intikal ettirilen giderler nedeniyle ödenen KDV'nin indirim konusu yapılaması mümkün değildir.