Apsiyon Blog / Yöneticinin El Kitabı

Apsiyon Akademi’ye en çok gelen sorulardan birisi “karar defterinin kapanış işlemlerine” ilişkin sorulardır.
Bu yazımızda, yöneticilerin hem hukuki sorumluluklarını yerine getirmeleri hem de yönetim bütçesinden tasarruf etmeleri için hayati önem taşıyan, karar defterinin noterlikçe yapılan onay işlemlerinden olan  “Ara (Yenileme) Onaylaması” ve “Kapanış Onaylaması” süreçlerini tüm detaylarıyla ele alıyoruz.

Karar Defterinin Kapanış Onayı Zorunlu mu?

Evet, zorunludur. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 36. maddesi uyarınca; yönetici, tutmakla yükümlü olduğu karar defterini, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde (Ocak ayı sonuna kadar) notere kapattırmak mecburiyetindedir.

Bu işlem sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda yöneticinin kendi güvenliği için de bir kalkan niteliğindedir. Özellikle profesyonel yönetim şirketleri veya yöneticiler için; görev süresi bittikten sonra defter üzerinde tahrifat yapılması, sayfaların koparılması veya sonradan hayali kararlar eklenmesi riskine karşı en büyük güvence, defterin zamanında noterde kapattırılmasıdır.

Apartman genel kurul tarihi veya toplu yapılarda (sitelerde) temsilciler kurulu tarihi ne olursa olsun eski yılda kullanılan karar ve/veya işletme defterleri ile diğer defterlerin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yani ocak ayının son gününe kadar yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu işleme noterliklerde “kapanış onaylaması” denir. 

Yine bir önceki yıl defteri tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yılda da kullanılacak durumda ise, defterin devam ederek kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar tasdik ettirilir, bu işleme uygulamada “ara tasdik”, noterliklerde ise ara veya yenileme onaylaması denir. 

O halde apartman genel kurul tarihi veya sitelerdeki temsilciler kurulu tarihi ne olursa olsun, bir önceki yıl kullanılan defterlerin noter işlemleri için kritik tarih 31 Ocak’tır.

Tasarruf Yöntemi: Kapanış mı, Ara Tasdik mi?

Yönetim bütçesini düşünen bilinçli yöneticiler için burada önemli bir ayrım bulunuyor: "Ne kadar az defter, o kadar az masraf!".

1. Ara Tasdik (Yenileme Onayı): Eğer 2025 yılında kullandığınız karar veya işletme defterinizde, 2026 yılında da kullanmaya yetecek kadar boş sayfa varsa, yeni defter almanıza gerek yoktur. Defteri Ocak ayı sonuna kadar notere götürüp "Ara Tasdik" (Yenileme Onayı) yaptırarak kullanmaya devam edebilirsiniz. Bu işlem, hem yeni defter maliyetinden hem de açılış tasdiki masrafından sizi kurtarır.

2. Kapanış Onayı: Eğer defterinizde yer kalmadıysa veya yeni bir defter kullanmak istiyorsanız, eski defterin Ocak ayı sonuna kadar "Kapanış Onayı"nı (görülmüştür şerhi) yaptırmanız zorunludur.
Unutmayın; yeni dönemde (2026) kullanılacak yeni bir defterin açılış onayı ise bir önceki yılın Aralık ayında (Aralık 2025) yapılmış olmalıdır.

Örneğin sitenin 2025 yılında kullandığı “Karar Defterinde” veya tutuluyorsa “İşletme Defterinde” kullanılmamış kalan sayfa sayısı 2026 yılında da yetecek kadar mevcut ise yeni bir deftere ihtiyaç olmayacaktır. Yani apartman veya siteler 2025 yılında tasdik ettirdikleri karar, işletme ve diğer defterlerini 2026 yılında da kullanacaklarsa, 2026 yılı ocak ayı sonuna kadar ara defterleri noterlerde tasdik ettirerek kullanabilirler. Bu işlem defterleri noterden kapattırıp, yeni bir defter alarak noter onaylaması yaptırmaktan daha az maliyetli olan bir yöntemdir. 

Apartman ve site yönetimlerinde karar defteri kapanış tasdiki ve ara tasdik işlemleri nasıl yapılır? Ara tasdik nedir? 2026 yılı ceza tutarları nedir? Son gün 31 Ocak olan , apartman yönetimi noter işlemlerini kaçırmamak ve bütçeden tasarruf etmek için rehberimizi inceleyin.

2026 Yılı İçin İdari Para Cezaları Ne Kadar?

Karar defterinin kapanış veya ara tasdik işlemlerinin yapılmaması durumunda, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 33. maddesine atıfla idari para cezası uygulanır.

• Yöneticiye uygulanacak idari para cezası, Sulh Hukuk Mahkemesi hakimi tarafından verilir.
• 2026 yılı için güncel ceza miktarı: 6.353 TL ile 51.600 TL arasındadır.

Bu cezayı noterler veya başka kurumlar kesemez, ancak bir şikayet durumunda mahkeme tarafından hükmedilir.

Karar Defteri Kapanışı İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular ve Uzman Yanıtları

Yöneticilik görevini ciddiyetle yapan herkesin, 31 Ocak tarihine kadar ellerindeki karar ve işletme defterlerini kontrol etmelerini, boş sayfa durumuna göre ara tasdik veya kapanış işlemlerini tamamlamalarını öneriyor, şimdi de konunun detaylarına ve “Sıkça Sorulan Sorular ve Uzman Yanıtlarına” geçiyoruz. 

Apartman ve Sitelerde Kat Mülkiyeti Kanununa Göre Tutulması Zorunlu Olan Defter Hangisidir? 
634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun (KMK) “yöneticinin görevlerini” saydığı, ikinci lafzında “defter tutulması ve belgelerin saklanmasına ilişkin” 36. maddesinde “Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.”

demekte, söz konusu 36.nci maddenin atıf yaptığı KMK’nun 32. maddesi ise “kararlar” ile ilgilidir. 

KMK 32. madde “…Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. 

Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür. ”demektedir. 

O halde apartman, site , toplu yapı, AVM, İş Merkezi, İş Hanı gibi kat mülkiyetine tabi yönetimlerde zorunlu olarak tutulması gereken defterimizin adı “karar defteridir.”

Şimdi biraz daha detaylı inceleyelim. 

Karar Defterinin Kapanış Ya da Ara Yenileme Onaylaması Yöneticinin Kendi Menfaati ve Haklarının Korunması İçindir!

Kapanış veya ara yenileme onaylarının noterde yapılmaması halinde idari para cezası sadece mahkeme tarafından verilebildiği için yönetimler uygulamada bu işlemleri yapmamaktadırlar.  

Ancak yöneticinin, özellikle de anagayrimenkulde dışarıdan atanan profesyonel yönetici ile yönetim firmasının kendi menfaati ve haklarının korunması için devir sonrası herhangi bir uyuşmazlık durumunda defterin sayfalarının tahrip edilmesi, değiştirilmesi vs. risklerine karşı noterde kapattırması önemli bir detaydır. 

Defterlerin eski yöneticilerden yenilerine tesliminin tutanak ile yapılmayan ya da tutanakta eksik ifade kullanıldığı durumlarda bir kararın hangi tarihte alındığının meçhul hale getirilmesi, boş sayfalara sonradan karar yazılması, alınan kararların defterden sökülmesi ya da sayfaların yırtılması olayları ile karşılaşmaktayız. 

Bu gibi durumlar masum değildir. Mevcut yöneticinin yöneticilikten el çektirildikten ya da istifasından sonra kendisinin döneminde faaliyet yapmadığı, görevini yerine getirmediği, usulsüz uygulamalar yaptığı, kat maliklerinin güvenini kötüye kullandığı gibi suçlamalarda bulunmak amacı ile bir veya bir kısım malik ya da kiracılar tarafından organize yapılabilmektedir. 

Bu gibi eğer haksız ise yönlendirilmiş bu tür suçlamaları engelleyecek hususlardan birisi de defterin kapattırılması veya ara tasdik yaptırılması işlemidir. Bu tip risklerin oluşmaması amacı ile bir sonraki yazımızda yer vereceğimiz bir teslim tutanağının da uygulamada rutin hale getirilmesi doğru olacaktır.  
Daha fazla bilgi için "Yönetimin Yıl Sonu İşlemleri: Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde" konulu yazımızı ve videomuzu tavsiye ederiz.

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa Göre Tutulması Gereken Karar Defterinin Kapanış Onayı Ne Zaman Yapılır?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun (KMK) 32. ve 36. maddelerine göre tutulması zorunlu olan defterin adı “karar defteridir”. 

634 sayılı kanunda sadece, karar defterinin (1) den başlayan sayfa numaralarını taşıyacağı, her sayfasının noter mührüyle tasdik edileceği ve ayrıca her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılacağı hükümlerine yer verilmiş, bunlar dışında bir açıklama yapılmamıştır.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun (KMK) 32 ve 36ncı maddeleri uyarınca;

• “Kat Mülkiyeti Kanununa tabi yapılarda, kat maliklerinin kararları ile 36ncı maddenin birinci fıkrasında belirtilen hususların yazıldığı “karar defterinin” tutulması,
• Bu defterin, (1) den başlayan sayfa numaralarını taşıması, kullanılmaya başlamadan önce her sayfasının noter mührüyle tasdik edilmesi ve ayrıca her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması, zorunludur.”

Defter Noter Tasdiki İle Açılışı Sonrası Ara Tasdik Yapılmadan Bitene Kadar Kullanılabilir mi? 

Hayır. Kullanılmamalıdır. 
Defter takvim yılı sona erdi ise ya kapatılmalı, ya da ara tasdik yapılarak devam edilmelidir. Defter birden fazla yıl olmak üzere ara yenileme yapmadan bitene kadar kullanılmamalıdır. Ara yenilemesi yapıldıktan sonra defter birden fazla dönemde kullanılmaya devam edilebilir.

Yönetici Karar Defterini Takvim Yılı Sona Erdiğinde Notere Götürerek Tasdik Ettirmelidir!

Noterlik Kanunu Yönetmeliğine göre, eski dönemin (bir önceki yılın) defterlerinin; 
• sayfaları yeni dönemde yetmeyecek ya da yönetici yeni dönemde eski defteri kullanmak istemiyor ise noterde kapatılması (kapanış onaylaması-NKY Madde 104) 
• veya defterin kalan sayfaları müteakip yeni döneme yetecek ya da eski defter kullanılmak isteniyor ise bilinen ifade ile ara tasdik (ara (yenileme) onaylaması-NKY Madde 103) yaptırılması gerekir.

Apartman ve Site Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır?

Yönetici Karar Defterini Ne Zaman Kapatmalı ya da Ara Tasdik Yaptırmalıdır? 

Her yılın ocak ayı son gününe kadar bir önceki yıla ait karar defterinin noterde kapattırılması gerekir. Eski yıla ait defterde yer var ise yeniden açılış (ara tasdik / ara yenileme) işlemi Ocak ayı sonuna kadar yaptırılmadı ise yılın geri kalan günlerinde noter bu işlemi yapabilir, ancak önceki yıllara ait onay ve kapatma işlemi yapılmaz. 

Kapanış Onayı Yapılmayan Karar ve Diğer Defterlerin Güncel İdari Para Cezası Ne Kadardır? 

KMK’nun 33. maddesi başlığı “V - Hakimin müdahalesi” olup maddenin son fıkrasında; “…Tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir. 25 inci madde hükmü saklıdır.” (Değişik üçüncü fıkra: 14/11/2007-5711/17 md.)

Karar defterinin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmaması durumunda yöneticiye KMK’nun 36. nci maddesinin son fıkrası yollamasıyla 33. üncü maddenin son fıkrasında yazılı idari para cezası anagayrimenkulün bulunduğu yerin sulh mahkemesince uygulanır. Bu idarî para cezası ancak sulh hukuk hakimi tarafından verilebilir. İdari para cezasının 14.11.2007 tarihindeki değeri 5711 sayılı kanunun 17. Maddesine göre ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar olup, her yıl arttırılır.  

Yöneticiye uygulanacak idari para cezasının 2026 yılındaki güncel miktarı 6.353,-TL'den 51.600,-TL'ye kadardır. (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu 33.md ve 36.md,  5326 sayılı Kabahatler Kanunu 3-1/b md. ve 17-7 md. , 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 298. Md.)

O halde karar defteri cezası 2026 güncel bedeli 250,-TL'den 2.000,-TL'ye kadar değil, 6.353,-TL'den 51.600,-TL'ye kadardır.

Yönetimin Yıl Sonu İşlemleri: Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde

Kapanış Ya da Ara Tasdik Onayı Yapılmayan Defterler İçin Noter Ceza Kesebilir Mi?

Bir Apsiyon YouTube izleyenimizin sorusu:  “İyi günler binamızda halihazırda yöneticilik yapmaktayım. Ancak karar defterimizin bu sene başında yapılması gereken ara tasdik işlemini noterde yaptırmayı gözden kaçırdım, yani defterimize en son tasdik işlemi 26 Temmuz 2022'de yapıldı. Bu işlemi pazartesi itibariyle noterde yaptırsam herhangi bir cezayı yaptırımla karşılaşır mıyım? Cezası ne olur?”

Kat Mülkiyeti Kanununun (KMK’nun) 36 maddesinin son fıkrasındaki "bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır." ifadesi "hakimin müdahalesini gerektirir" dolayısı ile 33. maddenin son fıkrasındaki "tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, idarî para cezası verilir. 25 inci madde hükmü saklıdır." ifadesi idari para cezasının sadece sulh hukuk mahkemesi tarafından uygulayabileceğini ifade eder. 

Dolayısı ile sulh mahkemesi hakimi dışında herhangi noterin veya bir başka kurumun bu cezayı uygulama yetkisi yoktur. Defteri noterliğe götürüp sadece son dönem için kapanış ya da ara tasdik yaptırabilirsiniz. 

Önceki Yıllarda Kapanış Onayı Yapılmayan Defterin Sonraki Yıllarda Kapanış Onayı Yapılabilir Mi?

Usulünce önceki yıllarda kapanış onayı yapılmayan 634 sayılı KMK’nun 32’nci maddesinde belirtilen defterin, içinde bulunulan yılın Ocak ayı içerisinde kapanış onayının yapılmasının istenmesi halinde; Kat Mülkiyeti Kanununda, kapatma işleminin usulünce yapılmamasının yaptırımının gösterilmesi (36. maddenin son fıkrasının yollaması ile  33. maddenin son fıkrasındaki sulh hukuk hakimi tarafından verilebilecek idarî para cezası) ve bu durumda kapatma işleminin yapılmayacağına dair bir hüküm bulunmaması nedeniyle,  Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin (NKY) 104 üncü maddesi doğrultusunda içinde bulunulan yıla ait kapanış onaylamasının yapılması gerekir.

Ancak, önceki yılların kapanış onaylamaları yapılamaz.

Hemen üstteki Apsiyon YouTube izleyenimizin sorusuna geri dönersek “defterlerinin en son tasdik işlemi 26 Temmuz 2022'de yapılmış idi. Şu an Ocak 2026 ayında olduğumuzu varsayalım. Bu durumda noterlik 2025 yılına ait kapanış ya da ara tasdik onayını yapabilecektir. 2022, 2023,2024 yıllarına ait kapanış veya ara tasdik onaylarının yapılması mümkün değildir. 

 

Kapanış Onayı Yapılmayan Defterlere Yazılan Kat Malikleri Kararlarına Göre İşlem Yapılabilir Mi?

Apsiyon kullanıcısı bir yöneticimizden Apsiyon Akademi mail adresine gelen bir soru şu şekildedir. 

“Ben bu yıl 2023, 2024 yıllarında noterden kapatılmamış bir karar defterini kapattırıp yeni deftere temiz şekilde başlamak istiyorum. Peki kapattığımız yılların kararları geçerli olur değil mi? Yoksa aynı kararları yeniden yeni deftere mi yazmalıyız?”

Noterden kapatma onaylaması yapılmayan defterdeki eski dönem kararlarını yeniden genel kurulda almanıza veya deftere yeniden yazılmasına gerek yoktur.

KMK’nun 32 nci maddesinde belirtilmiş olan defterin, yine KMK’nun 36. maddesinin ikinci fıkrasında yazılı olduğu hali ile notere kapattırılmadan önce bazı kararların yazılarak kullanıldığının anlaşılması ve bu kararlara istinaden yöneticinin işlem yaptırmak istemesi durumunda, defterin usulünce kapatılmaması gerekçesi ile noterin kapatma işlemini yapıp yapamayacağına ilişkin sorular gelmektedir. 

Kat Mülkiyet Kanununda defterin noterliklerde kapatma işleminin usulünce yapılmamasının yaptırıma bağlanmış olduğunu (36. maddenin son fıkrasının yollaması ile  33. maddenin son fıkrasındaki sulh hukuk hakimi tarafından verilebilecek idarî para cezası) ifade etmiş idik. 

Ancak bu kapatma işleminin hiçbir şekilde yaptırılmaması halinde defterin kullanılamayacağına, kararların geçersiz olacağına dair bir hükme Kat Mülkiyeti Kanununda ya da diğer mevzuatta yer verilmez. O halde defterin noterde kapattırılmaması halinde kararların geçerliliği hususunda noter tarafından da bir değerlendirme yapılamaz. 

Bu sebeple, notere götürülen defterin noter onaylı bir defter olması halinde, kapanış onayı bulunmasa dahi noter defterde yazılı kararlara göre işlem yapması gerekecektir. Bununla beraber talep edilen ve noterlikçe yapılacak işleme, dayanak kararın yer aldığı defterde 634 sayılı KMK’nun 36’ncı maddesine uygun kapatma kaydının bulunmadığının yazılması da mümkün bulunmaktadır.

Ocak Ayı Geçtiğinden Noter Geçmiş Yılın Defterin Ara Yenileme Onaylamasını Yapmıyor. Neden?

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 103 ve 104. maddelerine göre ara yenileme ve kapanış onaylamalarının nasıl yapılacağı belirlenmiştir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin kanuni süre içinde defterin açılış onaylamasındaki şart ve şekiller dairesinde ara yenileme onaylamasını yaptırmaları gerekir.  

Faaliyeti Yapılmış ve Bitmiş İşler Karar Defterine Yazılır mı?

Apsiyon Blog sayfalarımıza gelen bir başka soru da şu şekilde. “Daha önceden yapılmış işlerin karar defterine işlenmesi doğru mudur? 1 ay öncesi işler yapılmış bitirilmiş, şimdi karar defterine işlememiz gerektiği söyleniyor. İş bitmiş ise ekleme yapılır mı?”
Karar defterine geçmiş döneme ait olan bir ekleme yapılmamalıdır. Ancak aynı döneme ait yazılı karar eksiğiniz var ise kararı deftere noterde kapatma onaylaması yapmadan yazabilirsiniz. 

Kat Malikleri Kurulunun Toplantısı ve Kararları

Her Yıl Yeni Defter Alınması Gerekir mi? 

Her yıl karar defterinin değişmesine gerek yoktur. Defterde yeni yıl için yeriniz var ise Ocak ayında ara tasdik (ara onaylaması) yaptırılıp deftere yeni yılda devam edebilirsiniz. 

Aralık Ayında Noterden Onaylatılarak Açılmış Defter İçin Ocak Ayı Genel Kurulundan Sonra Yeniden Kapanış Yaptırılması Gerekir mi? 

Apsiyon YouTube hesabımıza gelen bir başka soru da şu şekildedir. “19 Aralık 2025 tarihinde yeni bir karar defteri alıp notere onaylattık. Noter defter kapağına hesap dönemini 2026 yazdı. 2 Ocak 2026 tarihinde de genel kurul toplantısı yapılarak yeni kararlar alındı, yönetim kurulu seçildi. Bu durumda ara tasdik 2026 Ocak ayı sonuna kadar mı yapılacak?

 Yoksa  2027 Ocak ayı sonuna kadar mı yapılacak?”

Yaptığınız işlem, 2026 yılı için kullanılacak karar defterini 2025 yılı Aralık ayında noterde onaylatarak açılışı yapma işlemidir. 2026 yılı Ocak ayında bir şey yapmanıza gerek yok. Defterin kapanışı ya da ara tasdiki 2027 yılı Ocak ayı sonuna kadar yapılacak.

Defterde Kapanış Veya Ara Tasdik Yapılmadı İse Bina Giderlerini Ödemeyen Kat Malikine Ya Da Kiracısına Dava Açılır Mı?

Yönetici seçildiğinize dair karar ve noterden çıkarılmış imza beyannameniz var ve yöneticilik süreniz dolmadı ise defterde döneminize ya da öncesine ait kapanış veya ara tasdik işlemleri yapılmasa dahi borçlulara icra takibi yapılabilir ve dava açılabilir.

Apartman Yöneticiliğimi Nasıl Resmileştiririm? Noter İşlemlerini Nasıl Yaparım?

Karar defteri nasıl devir alınacak, yenisi nasıl çıkarılacak gibi birçok detaylı bilgiyi "Apartman Yöneticisi Oldum, Şimdi Neler Yapmalıyım?" konulu yazımızdan edinebilirsiniz. 

Devam Eden Yönetimlerde Yeni Defterlerin Açılış Onaylaması Ne Zaman Yapılır?

Devam eden yönetimlerde;
apartman genel kurul tarihi veya toplu yapılarda (sitelerde) olağan temsilciler kurulu tarihi yılın hangi ayında olursa olsun defterlerin açılış, ara ve kapanış tasdikleri tarihleri değişmez. 

Sene sonu yaklaştı ve Aralık ayına geldik. Defterlerimize işlemediğimiz karar ve işlemleri de dahil etmek şartı ile defterde kalan sayfa sayımızı bir kontrol edelim. Bu sayfa sayısı defteri yeni yılda kullanmak üzere yetecek kadar değil ise;

O taktirde yeni yılda kullanılacak karar ve/veya işletme defterlerinin tasdik zamanı (açılış onaylaması) yılın son ayı olan aralık ayıdır. 

Eski defterin kalan sayfaları yeni yıl için yeterli olmayacaksa yeni bir deftere ihtiyaç olacaktır. Yeni satın alınan bir defter ( ya da yeteri kadar A4 boş kağıt) hangi yılda kullanılacaksa, o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. 

Bir örnek ile anlatalım; örneğin yeni dönemde (2027 yılında) sitenin kullanacağı “Karar Defteri” veya tutuluyorsa “İşletme Defteri” için; 

a) eğer defter hiç yok ise, 
b) ya da eski dönemde (2026 yılında) kullanılmış olan defter yeni dönemde (2027 yılında)  kullanılmak istendiği durumda sayfa sayısı yeterli gelmeyecek ise
c) veya eski dönemde (2026 yılında) kullandığımız defteri sayfa sayısı yeterli olsa da yeni dönemde (2027 yılında) kullanmak istemiyorsak
 
yeni dönemde (2027 yılında)  yeni bir deftere ihtiyaç olacaktır. Bu durumda yeni dönemde (2027 yılında)  kullanacağımız defteri eski dönemde (yani içinde bulunulan takvim yılının; 2026 yılında) aralık ayı sonuna kadar notere tasdik ettirilerek defter açılışı yapılmalıdır. 

Apartman Yöneticisi Oldum, Şimdi Neler Yapmalıyım? 1. Bölüm

Yeni Kurulan Apartman ve Site Yönetimlerinde İlk Defterin Açılış Onaylaması Ne Zaman Yapılır?

Yeni Kurulan Yönetimlerde;
Apartman ilk genel kurul tarihine veya toplu yapılarda (sitelerde) gerek geçici yönetimin kuruluş tarihi gerekse ilk olağan temsilciler kurulu tarihine bağlı olarak defterlerin açılış onaylaması noterliklerde her zaman yapılabilir. 

Ancak yıl içinde bulunulan dönem için açılış yapıldığı taktirde yılın hangi ayında olursa olsun defterlerin ara ve kapanış tasdikleri tarihleri değişmez.  

Yine bir örnek ile anlatalım; örneğin apartman veya toplu yapıda geçici yönetimi 2026 yılının kasım ayında kurduk ve kullanacağımız karar defterini veya tutacaksak işletme defterini Kasım 2026’da noterden onaylatarak açılışını yaptırdık. Bu defterleri içinde bulunulan cari yıl için Kasım ve Aralık aylarında kullanabiliriz. Gelecek dönem (2027 yılı) için durumumuz ise bir üstteki “Devam Eden Yönetimlerde Yeni Defterlerin Açılış Onaylaması Ne Zaman Yapılır?”  maddesinde yazılı olan şekildedir.

İşletme defteri kapanış onaylaması da karar defteri ile aynıdır.

Yeni Apartmanlarda İlk Yönetici Nasıl Seçilir? Adım Adım İlk Genel Kurul Rehberi

Devam Eden Yönetimlerde Eski Defterlere Yeni Dönemde Devam Etmek İstersek Ne Yapılır?

Devam eden yönetimlerde;
Eski yılda kullanılan karar, işletme ve diğer defterlerin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yani ocak ayının son gününe kadar yönetici tarafından notere kapattırılması ya da ara tasdik yaptırılmasının mecburi olduğunu belirtmiş idik. 

Elimizdeki cari yıla açılışı yapılmış olan defter; 

• bir sonraki yılda da kullanılmaya yetecek kadar sayfa sayısına sahip ise, 
• ve yönetici bu deftere devam ederek kullanmak istiyor ise 
defterin devam ederek kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar noterden ara tasdik yapılması (ara onayı, yenileme onayı) gerekir.  

Bir örnek ile anlatalım; örneğin yeni dönemde (2027 yılında) sitenin kullanacağı “Karar Defteri” veya tutuluyorsa “İşletme Defteri” için; 

a) Eski dönemde (2026 yılında) kullanılmış olan defter yeni dönemde (2027 yılında)  kullanılmak isteniyorsa,
b) ve sayfa sayısı yeni dönemde (2027 yılında) kullanılacak kadar yeterli ise 
yeni bir deftere ihtiyaç olmayacaktır.  Yani apartman veya siteler eski dönemde (2026 yılında) tasdik ettirdikleri karar, işletme ve diğer defterlerini 2027 yılında da kullanacaklarsa, 2027 yılı ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanır.

Sitelerde Geçici Yönetim Nedir? 

Ne Kadar Az Defter O Kadar Az Masraf!

Noter tasdiki işlemleri günümüzde ciddi maliyetlere ulaştığından yönetimlerin hangi defterleri tutmalarının kendi durumlarına uygun olacağı konusunda bir uzmanlık almasında fayda vardır. Yönetim planında tutulması zorunlu olmayan defterlerin sayısı azaltılmalı, kullanılan muhasebe tekniğine uygun yine bağımsız bölüm sayısı, blok sayısı, işletme bütçesi gider ve gelir kalemleri sayısı, toplam işletme projesi büyüklüğü dikkate alınmak sureti ile asgari sayıda defter tutulmalıdır.

Eski Defterdeki Sayfa Sayısı Yeni Yıla Yetecek İse Defter Almayın, Ara Tasdik Yaptırarak Tasarruf Edin

Defterlerin eski dönemde kullanılmayan sayfa sayıları gelecek döneme yetecek sayıda ise yeni defterin kendisinin maliyeti ile beraber noter açılış onaylaması masrafı  daima ara onay (ara tasdik) masrafından yüksektir.  Bu sebeple her yılın sonunda Aralık ayında yeni dönem için kontrol etmeden yeni defter satı  alınması ve noterden açılışının yapılması doğru değildir. 

Genellikle mali müşavirler ya da muhasebeciler ile çalışan yönetimlerin bu konuda mali müşavirlerini uyarmaları doğru olacaktır. Aksi taktirde masrafları gereksiz olarak artacaktır. 

Tek Cümlede Açılış, Kapanış, Ara Tasdik İşlemi!

Eski dönem defterlere devam etmeyecek iseniz; gelecek sene için yeni alınan defterlerinizin her Aralık Ayının Son Gününe kadar noterden açılış onayını yaptırmayı (tasdik ettirmeyi),
Eski dönem defterlerini noterde kapatmayı (kapanış onayı) veya deftere devam edecek iseniz her yılın bitiminden sonraki Ocak Ayının Son Gününe kadar ara yenilemesi yaptırmayı (ara tasdik) unutmayın! 

Karar Defteri Noter İşlemleri Karar Ağacı

1. Başlangıç: Elinizdeki Karar Defterini Kontrol Edin.

2. Soru: Defterde 2026 yılı için yeterli boş sayfa var mı?

o EVET ise (ve yeni defter alınması istenmiyorsa):
Yeni defter almanıza gerek yok.
İşlem: 31 Ocak 2026 tarihine kadar notere gidin.
Eylem: Mevcut deftere "Ara Tasdik (Yenileme Onayı)" yaptırın.
Sonuç: Tasarruf ettiniz ve yasal süreci tamamladınız.

o HAYIR ise (veya yeni defter isteniyorsa):
Adım 1: Eski defteri 31 Ocak 2026'ya kadar notere götürün ve "Kapanış Onayı" yaptırın.
Adım 2: Yeni dönemde kullanacağınız defterin açılışını Aralık 2025'te yaptırmış olmalıydınız. 

İşlem Tipi	Hangi Defter İçin?	Son Tarih	Amaç
Açılış Onayı	Yeni Kullanılacak Defter	Önceki Yılın Aralık Ayı Sonuna Kadar	Defteri kullanıma açmak
Kapanış Onayı	Sayfası Biten/Eski Defter	Takip Eden Yılın Ocak Ayı Sonuna Kadar	Hesabı kapatmak ve güvenliği sağlamak
Ara Tasdik	Sayfası Yetecek Mevcut Defter	Takip Eden Yılın Ocak Ayı Sonuna Kadar	Defteri kullanmaya devam etmek ve tasarruf

Defterlerin Noterde Kapanış ve Ara Yenileme Onaylanması İşlemleri Noterlik Kanunu Yönetmeliğine Göre Yapılır!

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 103 ve 104. maddelerine göre ara yenileme ve kapanış onaylamaları yapılır.

Ara (yenileme) onaylaması:

NKY Madde 103 - Eskiden beri işe devam etmekte olup da aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin kanuni süre içinde açılış onaylamasındaki şart ve şekiller dairesinde defterlerinin yeniden onaylanmasına ara veya yenileme onaylaması denir.

Ara (yenileme) onaylamalarında defterin kullanılmış kısmından sonra arta kalan sayfaların hangi sıra numarasında başlayıp hangi sıra numarasında bittiği şerhte belirtilir. Bu sayfalar mühürlü ise, ara onaylamasını yapan noter başka bir noter olsa bile sayfaların yeniden mühürlenmesi gerekmez.

Kapanış onaylaması:

NKY Madde 104 - Görülme kaydı ile onaylamadaki usul ve şekilde yapılan ve (işbu defter ………nci sayfada kapatılmıştır.) şerhini kapsayan bir defter onaylama işlemidir.

Gelecek Yazımız!

“Kat Mülkiyeti Kanununa göre tutulması gereken defterler” ile ilgili olup,

• Karar defteri tutma zorunluluğu 
• Noterlikçe yapılan açılış onaylaması
• Karar defterinin çalınması, kayıp, zayi, mahkemede veya savcılıkta bulunması durumu
• Karar defterinin tutulmasındaki usulsüzlükler
• Karar defterinin devir teslimindeki dikkat edilmesi gereken önemli hususlar
• İhtiyari olarak tutulan işletme defteri ve diğer defterlerin durumu
• Toplu Yapılarda blok sayısı kadar defter mi olmalı?
• Defterler eski yöneticiden yenisine tutanak ile teslim edilmelidir.
bir başka yazımızın konusu olacak.