Apsiyon
Konut Sakinine Özel Uygulama
Yeni Apartmanlarda İlk Yönetici Nasıl Seçilir? Adım Adım İlk Genel Kurul Rehberi
Yönetim planı yönetim tarzını, kullanma maksat ve şeklini, yönetici ve denetici seçimini, genel kurul tarihini, yönetici ve denetçilerin alacakları ücreti ve yönetime ait diğer hususları düzenleyen, bütün kat maliklerini bağlayan bir sözleşme hükmünde olduğundan öncelikle tapu sicilinden yönetim planının bir kopyasının edinilmesi gerekir.
Bu belgeye ulaşmak yasal bir haktır olup her kat maliki ilk yönetim planı örneğini tapu sicilinden temin edebilir.
Toplu yapılarda geçici yönetim söz konusudur. Geçici yönetimin kuruluşu, kimlerden oluşacağı, görev süresine ilişkin detaylar tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planının “geçici yönetime ilişkin maddelerinde” bulunacaktır. O sebeple yönetim planı okunmadan yönetim oluşturulmamalıdır.
Sitelerde Geçici Yönetim Nedir?
Site yönetim planının var olup olmadığına dair güncel sorgulama tapu sahiplerinin E-devlet şifreleri ile linkindeki "Şerh, beyan, rehin, irtifak vb." notlarından edinilebilir.
Kat maliklerinden herhangi biri tarafından apartman yönetim planının kopyası ve kat irtifak listesi sayfa başına belirlenmiş olan güncel harç masrafı ödenmek sureti ile anagayrimenkulün bağlı bulunduğu tapu dairesine giderek alınabilir veya https://webtapu.tkgm.gov.tr adresinden “Rapor ve Belge İşlemleri” menüsünü kullanarak randevu başvurusu yapılabilir.
Başvuruda ada, parsel bilgileri girilir ve talep açıklamasına “Yönetim Planı” yazılır.
SMS ile gelen ödeme bilgileriyle harç yatırıldıktan sonra tapu müdürlüğünden belge teslim alınır.
Bu yazının yazıldığı tarihte yönetim planı ve kat irtifakı listesini (malik listesini) web tapudan indirme imkânı yoktur.
Apartman ve Site Yönetim Planına Nereden ve Nasıl Ulaşılır?
Karar defterinin sayfaları (1) den başlamalı ve sıra ile giden sayfa numaraları taşımalıdır. Karar defterinin her sayfası noterde noter mühüriyle tasdik edilecektir.
Bu sebeple kolaylık olması açısından kırtasiyeden satın alacağınız defterde sayfa numaralarının basılı olmasına dikkat ediniz. Aksi halde numaratör kaşe gerekecektir. Bazı noterler sayfa numaralama işleminin kendileri tarafından yapılması konusunda sorun çıkarabilmektedirler.
Defterde numara yok ve noter defterin numarasız olduğu gerekçesi ile tasdik işlemini yapmıyorsa aşağıdaki kurala dikkat etmek sureti ile numaratör kaşesi edinerek sayfaları numaralayınız.
Karar defterinde kapağın içindeki ilk sayfa numarasızdır. Bazı defterlerde bu sayfada “Karar Defteri” yazar, bazılarında ise defterin diğer sayfaları gibidir. Noter bu ilk sayfaya ya da sayfayı çevirince aynı yaprağın arkasındaki sol tarafta kalan sayfaya ki bu sayfanın numarası (1)’olup aşağıdaki kayıtları içeren bir defter açılış kapağı yapıştırır.
Defter Sahibinin; Ad Soyadı / Unvanını, Adresini, İşin Konusunu (apartman ve site yöneticiliği için gelir getirici kazanç olmaksızın bazı iş ve işlemlerde kullanılan potansiyel vergi numarasına haiz mükellef), Alınmış ise Vergi Dairesi ve Vergi Numarasını,
Defterin; Türünü, Tek veya Çift Sayfalı Kullanılıp Kullanılmayacağını ve Sayfa Sayısını, Mali Yılı Dikkate Alarak Hesap Dönemini, Defter Liste No, İşlem No yazarak , Yevmiye No ve Tarihi mühür kullanarak tasdik eder.
Noter ayrıca defterin numaralandırılmış olan son sayfasını yani son yaprağın arkasındaki tek numaralı olan sayfaya “defterin …. tek/çift/üçlü sayfadan ibaret olduğunu” , Yevmiye No ve Tarihi mühür kullanarak onaylar. Bu sayfaya herhangi bir karar yazılmaz.
Defterin ilk yaprağının ilk sayfası numarasız, yaprağı çevirince sol taraftaki sayfanın numarası (1)’idi. Defterin ikinci yaprağının sağ taraftaki sayfasının numarası ise (2) olacaktır. Aynı şekilde devam etmek sureti ile sol taraftaki sayfalar sıra ile devam eden tek numaralı sayfaları içerecek olup numara sayfanın sol üst köşesine basılır. Sağ taraftaki sayfalar sıra ile devam eden çift numaralı sayfaları içerecek olup numara sayfanın sağ üst köşesine basılır.
Noterde defterin açılış tasdiki ile ilgili işlemler ise aşağıdaki gibidir.
Henüz İlk Genel Kurul Yapılmadan Noterden Defter Tasdiki İçin;
Tapu sahibi olan herhangi bir malikin bir kırtasiyeden karar defteri almak sureti veya yeteri kadar boş A4 kağıdı ile notere giderek, anagayrimenkule ait bağımsız bölümünün tapusu, tapu sahibinin kimliği ile notere başvuru yapması ile gerçekleşir.
İlk defa genel kurul yapacak apartman/sitenin noterde herhangi bir kaydı bulunmayacağından; malik tarafından anagayrimenkulün bulunduğu ilçe belediyesinin Mali Hizmetler Müdürlüğüne yine tapu fotokopisi ve kimliği ve dilekçe ile başvurup binaya ait olan "güncel adres bilgisi" (numarataj bilgisi) alınması gerekecektir.
Bazı noterler yönetim planının tapu sicilinden onaylı bir kopyasını talep edebilmektedirler. Malik tarafından apartman / sitenin bağlı olduğu tapu dairesine kimlik ve ada / parsel bilgileri ile başvurulmalı, yönetim planının bir örneğinin ve kat irtifakı listesinin istenmesi talebi yapılmalıdır.
Noterler henüz ilk kat malikleri kurulu toplanmamışsa dolayısı ile yönetici seçimi yapılmamış olsa dahi defterin tasdikini yukarıda yazılanlar eksiksiz yerine getirilmiş ise yaparlar.
İlk Genel Kurul Yapıldıktan Sonra Noterden Defter Tasdiki;
Diğer durum ise ilk kat malikleri kurulu toplanmış, bir yönetici ya da yönetim kurulu seçilmiştir.
a) Genel kurul kararı yukarıdaki madde çerçevesinde defterin (2) nolu sayfasından itibaren (yani defterin ilk yaprağının ön ve arka yüzüne değil, ikinci yaprağının ön yüzüne) yazılmış ve imza edilmiş olabilir.
b) Ya da kat malikleri bir boş A4 kağıdına kararları yazıp imzalamışlardır. Bu A4 sayfası direkt olarak deftere yapıştırılacaksa tek numaralı sol sayfalarda sol üst köşe, çift numaralı sağ sayfalarda sağ üst köşe noter mührünün vurulacağı yerler olup bunların üzerine yapıştırılmaması gerekmektedir.
Yönetici seçilen kişi yine anagayrimenkule ait bir bağımsız bölüm tapusu, kimliği, belediyeden numarataj yazısı ve ihtiyaten yönetim planının tapu dairesi onaylı kopyası ile notere başvurur.
Kat Mülkiyeti Kanununun 29. maddesine göre apartman ve sitelerde kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.
Toplantıyı olağanüstü surette yapabilirsiniz. Olağanüstü surette toplantının nasıl yapılacağına ilişkin detaylar için aşağıdaki linkteki yazımızı okuyabilirsiniz.
Olağan Site Genel Kurulu ile Olağanüstü Apartman Toplantısı Arasındaki Farklar Nelerdir?
Çoğu zaman tüm maliklerin hatta maliklerin büyük bölümünün anagayrimenkulde oturmadığına, adreslerinin bilinmediğine, dolayısı ile tüm maliklere çağrı yapılamadığına dair geri bildirimler gelmektedir.
Kat malikleri olağanüstü genel kurulu toplamak için kat maliklerinden üçte birinin imzasını taşıyan bir metni dahi bir araya getiremiyor durumdadırlar. Her halükarda KMK’nun 29. maddesindeki kat maliklerinden üçte birinin istemini iletecek bir yönetim dahi kurulmamıştır. Oysa yapı kullanım izni (iskan müsaadesi) alınmış ancak az sayıda bağımsız bölüm kullanılır durumda olabilir. Yine iskan izni henüz alınmamış dahi olsa bağımsız bölümlerin üçte ikisi fiilen kullanılmaya başlanmış olmasına rağmen henüz yönetim mevcut değildir.
Bir apartman / sitenin ilk kez toplanacak genel kurulunda çağrı yapılmadan gerçekleştirilen genel kurulun geçerli olması için asgari şart; toplantı oturumunun ilk veya ikinci olduğuna bakmadan kararda toplantıya katılsın ya da katılmasın anagayrimenkulde yer alan tüm bağımsız bölüm maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğunun imzasının olması gerekliliğidir. Bunun sebebi yönetici seçiminin olması ve çağrının belirtilen sebeplerle yapılamamasıdır. Bu yeter sayı malikler ya da onların vekil kıldığı vekalet sahiplerinin imzası ile sağlanabilir.
O halde anagayrimenkulün ilk genel kurulu için maliklerden herhangi birisi çağrıyı yapabilir.
Ancak bir toplu yapı söz konusu ve yönetim planında geçici yönetime ilişkin hükümler var ise bu durumda geçici yönetim hükümleri uygulanmalıdır.
• İlk apartman / site yönetiminin oluşturulması, yönetici veya yönetim kurulu seçimi,
• Denetçinin veya denetim kurulunun seçimi,
• İlk işletme projesinin (xx.xx.20xx-.xx.xx.20xx tarihleri arasındaki) incelenmesi, görüşülmesi, karara bağlanması, tatbiki ve gerekli işletme avansını toplamak üzere yönetim kuruluna yetki verilmesi,
• Varsa kapsamındaki yatırım projelerinin oylanması ve yapılabilmesi için yöneticiye yetki verilmesi,
• Yeni yönetici ve yönetim kuruluna; kat mülkiyeti yasası hükümlerine yönetim planına, kat malikleri kurulu kararlarına uymayanlar hakkında gerekli tedbirleri alma, dava açma ve KMK’nun 33. maddesi doğrultusunda hakimin müdahalesinin istenilmesi konularında tek imza ile yetki verilmesi hususlarının görüşülmesi.
• Apartman/blok/site ortak alanları ile ilgili gerekli olan müdürlükler ve bunlarla ilgili işlemler ve KMK ve yönetim planı hükümlerini yerine getirmek için yapılacak diğer işlemler ve bankalar dahil sözleşme akitleri için yeni yönetici' ye tek imza ile temsil yetkisi verilmesi hususlarının görüşülmesi.
Genel kurul çağrısı ve gündemin hazırlanması ile ilgili olarak aşağıdaki yazıdan daha fazla ayrıntı edinebilirsiniz.
Site Yönetimlerinde Karar Yeter Sayıları
Genel kurul kararında özellikle yönetimin oluşturulması, işletme projesinin yapılması ve yeni yöneticiye özellikle banka işlemleri yetkisi gibi bakım onarımlar, sözleşme imzaları, yasal temsil ve hukuki işlem yetkileri gibi yetkiler açıkça verilmelidir.
İşletme projesinin yapılışı ile ilgili detayları “Aidatların Belirlenmesi“ başlıklı yazı ve videomuzdan edinebilirsiniz.
Apartman Yöneticisi Oldum! Şimdi Ne Yapacağım? 3. Bölüm: “Aidatların Belirlenmesi”
İlk Genel Kurulda Seçilen Yöneticiye Verilen Örnek Yetki Maddesi (Kısa) :
“...Apartman/Site yöneticisi, bankalarla işlem yapmak, vergi dairesine başvurmak, abonelik sözleşmeleri yapmak ve site adına dava açmak için tek imzayla yetkilidir.”
İlk Genel Kurulda Seçilen Yöneticiye Verilen Örnek Yetki Maddesi (Detay) :
….…Apartman / Site / Blok İsmi……… ortak alanları ile ilgili işlemler, işler , işlemler, sözleşmeler dahil olmak üzere yapılması gerekenler, İş Kanunu , Medeni Kanun ,KMK ve yönetim planı hükümlerini yerine getirmek için kat malikleri adına yapılacak diğer işlemler ve bankalar dahil olmak üzere özel şahıslar, tüzel şahıslar, 3. kişiler, müdürlükler, devlet kurumları, belediyeler, gerektiğinde Sosyal Sigortalar Kurumu, gerektiğinde Maliye ve Vergi Dairesi İle İlgili İşler ile ….…Apartman / Site / Blok İsmi……… ortak alanları kapsamında olan bakım, onarım, tamir , yenileme , yatırım projesinde varsa yatırım satın almasını yapma , işletme ve yatırım projeleri içinde kalmak kaydı ile açık hesap çalışma , bankalar İçin hesap açma , hesap kapama, internet şubesi işlemleri için şifre alımı , faiz, repo, fon tahakkuku yaptırma , yaptırılan tahakkukları çekme, hesaptan ödeme yapma, EFT, havale yapma, hesaptan para çekme için ….…Apartman / Site / Blok İsmi……… Yöneticisi ……… YENİ YÖNETİCİ İSMİ….. ‘ye tek İmza ile Temsil Yetkisi Verilmesine, ana yapının ortak alan , hat ve tesisat geçişlerinde altyapı şebekesinin kurulmasına ve bu altyapı üzerinden internet ve benzer her türlü telekomünikasyon hizmetinin ücretli veya ücretsiz kurulması için …………. İLETİŞİM A.Ş., veya başka bir dağıtım şirketine yetki verilmesine , anayapıya ortak alanları ile ilgili ………….. (veya ilgili bölge sular idaresi) ,……………... (veya ilgili bölge doğalgaz idaresi) , ………………… ELEKTRİK DAĞ. A.Ş. (veya ilgili bölge elektrik idaresi) , ………… TELEKOM A.Ş. , …….. KABLO TV AŞ. (veya ilgili bölge telefon / internet / kablo TV / data /sms vs. hizmetleri idaresi) İle ilgili olarak 3. şirket ve bunlara bağlı işletme ve bakım müdürlüklerinde abonelik müracaatlarında bulunmaya, mukaveleleri akde, dilekçelerimizi, matbu evraklarımızı, abonman mukavelelerimizi imzalamaya kabullerini yapmaya, sayaçlarımızı değiştirmeye, yeni sayaçlar bağlatmaya, depozitolarımızı yatırmaya, fazla yatırılanları geri almaya, bu konularla ilgili bizim yapabileceğimiz her türlü işlemi adımıza yapmaya, imzaları atmaya, dilediği kişi ve kişileri yukarıda belirtilen işler ile ilgili vekil tayin etmeye kat malikleri Olarak ….…Apartman / Site / Blok İsmi……… Yöneticisi ……… YENİ YÖNETİCİ İSMİ…..’ne yetki verilmesine oybirliği (/oyçokluğu) ile karar verilmiştir.
İlk Yönetici İçin Yetki Süresi:
Olağanüstü genel kurulda seçilen ilk yönetici yönetim planındaki ilk olağan genel kurul tarihine kadar görev yapar. Yönetim planındaki olağan genel kurul tarihine az bir süre kaldı ise (örneğin 3 ay) henüz ilk yönetim başlangıçtaki tüm işlerini o tarihe kadar tamamlayamayabilir.Bu durumda genel kurul kararında yöneticinin bir sonraki olağan genel kurula kadar seçildiğine ilişkin karar alınabilse de bu tarihin apartman ve sitelerde 12 aylık süreyi, toplu yapı kaydı yapılmış yerlerde yönetim planında iki yılda bir seçim varsa 24 aylık süreyi çok fazla aşılmamasına dikkat edilmesi gerekir. Aksi halde maliklerin şikayetleri oluşabilir, genellikle banka sistemleri apartman ve sitelerde bir yıllık, toplu yapılarda iki yıllık sürelerle yetki yaparlar ve yöneticinin banka yetkisi dondurulduğunda acil surette olağanüstü genel kurul yapılması gerekebilir.
Karar Tutanağının Yazımı ve Defterin Saklanması:
Karar tutanağının yazımı hakkında daha detaylı bilgilere aşağıdan ulaşabilirsiniz.Apartman ve Site Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır?
Site ve apartman yöneticiliğinin resmileştirilmesi ile noterde imza beyannamesinin nasıl çıkarılacağına ilişkin detayları “Apartman Yöneticiliğimi Nasıl Resmileştiririm? Noter İşlemlerini Nasıl Yaparım?“ başlıklı yazımızdan edinebilirsiniz.
Apartman Yöneticisi Oldum, Şimdi Neler Yapmalıyım? 1. Bölüm
Apartman ve sitede ilk defa yönetici seçiliyorsa o taktirde vergi numarası bulunmamaktadır. Vergi dairesine başvurmanız, potansiyel vergi numarası almanız gerekecektir.
Apartman / sitede ilk kez yönetici seçiliyor veya daha önce vergi dairesinden potansiyel vergi numarası alınmamış ise seçilen ilk yönetici; noter onaylı karar defteri (defterin kapak sayfası ile karar sayfasının fotokopisi, noterden çıkarılmış imza beyannamesi, belediyeden numarataj yazısı) ile apartman /sitenin bağlı bulunduğu vergi dairesine bizzat müracaat ederek veya Dijital Vergi Dairesine (https://dijital.gib.gov.tr/) girerek kendi TC kimlik numarası (e-devlet kayıtları) ile potansiyel vergi numarası başvurusu yapmak apartmanın potansiyel vergi numarasına ilişkin belgeyi alabilir.
Vergi numarası alınmasına ilişkin daha detaylı bilgiyi “Binanın Potansiyel Vergi Numarası Yoksa? Vergi Dairesi Başvurusunu Nasıl Yaparım?” başlıklı yazımızdan edinebilirsiniz.
Yönetici, banka hesabını açmak için noter onaylı defter (defterin kapak sayfası ile karar sayfasının fotokopisi, noterden çıkarılmış imza beyannamesi, vergi dairesinden veya e-devlet üzerinden alınmış potansiyel vergi numarası) ile banka şubesine gitmelidir. Vergi numarası daha önce noterde karar defterinin kapak sayfasına yazılmış ise bir daha vergi dairesi numarası yazısının bankaya verilmesine gerek yoktur.
Daha fazla bilgiyi “Apartman Banka Hesabı Nasıl Açılır? Siteler Vergi Numarası Almak Zorunda mıdır?” konulu videomuzdan edinebileceğiniz gibi aşağıdaki rehberimizden de detaylı bilgi alabilirsiniz.
Apartman ve Sitelerde Banka Hesabı Açma ve Devir Alma Rehberi
Yeni apartman ve sitelerde ilk yönetimin doğru şekilde kurulması, gelecekte yaşanabilecek birçok sorunun önüne geçer.
Tapudan yönetim planını almak, defteri noter onayına götürmek, vergi numarası almak gibi adımlar külfet gibi görünse de, aslında yöneticinin bizzat kendisi başta olmak üzere apartman maliklerinin huzurunun ve mali güvenliğin teminatıdır.
İndirme linkini gönderebilmemiz için bilgilerinizi girin.
Kapat