Olağan Genel Kurul Toplantısında Vekaletin Önemi

Olağan genel kurul toplantısı zamanı yaklaşırken site yönetimlerini yol gösterecek önemli bir hususu yeniden hatırlatmakta fayda gördük. 

• Kat malikleri; site, apartman, toplu konut yönetiminde yapılan olağan veya olağanüstü toplantılarda sahip olduğu oy hakkını vekalet yoluyla başkasının eliyle kullanabilir mi? 
• Bu vekalet nasıl olmalıdır? 
• Yazılı olması gerekli mi? 
• Kat malikinden teyit almak zorunda mıyız? 
gibi sorulara bu yazımızda cevap vermeye çalışacağız. Ayrıca uygulamada vekalet sistemindeki sıkıntı ve yanlışlıklardan bahsedeceğiz.
Apartman ve Site Yönetim Planına Nereden ve Nasıl Ulaşılır?
Bu arada Apsiyon Akademi’nin üretimlerinin genel hükümler, mevzuatta bulunmaması halinde yargıtay ve hukuk genel kurulu kararlarına göre yapıldığını, yönetim planlarında ise kanuna aykırı olmamak şartı ile özel düzenlemeler olabileceğini, tapu sicilinden kopyasının edinilmesi gereğini tavsiye ederiz.

Kat Malikleri Kurulunun Toplantısı ve Kararları
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) 31. maddenin 3. ve 5. fıkralarında vekilliğe ilişkin düzenlemelere yer verilmiştir. 
• Madde 31/3’te “Bir bağımsız bölümün birden ziyade maliki varsa, kat malikleri kurulunda bunları içlerinden vekalet verecekleri birisi temsil eder.” ve 
• 5. fıkra da “Kat maliklerinden biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir.” 
şeklinde hem bir bağımsız bölümün birden ziyade maliki olduğunda hep içlerinden birine verecekleri vekaletle hepsinin temsil edilebileceği düzenlenmiş hem de tüm kat maliklerinin oyunu vekilleri ile kullanabilmesi düzenlenmiştir. 
Kanun koyucu, ilgili maddeyi düzenlerken her ne kadar işin ayrıntısına girmese de, ilgili maddelerden kanunun ruhuna bakarak başkaca çıkarımlar yapmaya olanak tanımıştır. 
• Vekil kişiler kim olabilir? 
• Kat maliki olmak zorunda mıdır? 
• Vekaletname noterden mi düzenlenmelidir? 
gibi soruların cevapları ilgili madde de bulunmamaktadır. 
Yönetimin Yıl Sonu İşlemleri: Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde

Vekil Kat Maliki Olmak Zorunda Mıdır? 

Kanun, vekilin kat maliki olması hususunda bir sınırlama getirmemiştir. Bu kişi kat maliki olmamakla birlikte, kiracı ya da üçüncü bir kişi dahi olabilmektedir. Burada tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planını incelemekte fayda vardır. Eğer yönetim planında vekalet verilecek kişinin kat maliki olması gerektiği hüküm altına alınmışsa, kanunda düzenlenmeyen bu husus tamamlanmış olacak ve bu şekilde vekil tayin etmemiz gerekecektir. 

Genel Kurulu Vekaleti Noterden Mi Çıkartılmalıdır?

Kat malikleri, vekillerini tayin ederken kanun koyucu resmi şekil şartı aramamıştır. Vekaletin noterde düzenlemesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bir kağıda, hangi toplantı için ya da tüm toplantılar için vekil tayin edilen kişinin adı soyadı vs. yazılarak adi yazılı bir şekilde vekaletname düzenlenebilmektedir. 

Vekaletname Yazılı Mı Olmalı? Islak İmzalı Olması Zorunlu Mu?

Ayrıca toplantı esnasında sunulan her türlü yazılı vekaletname geçerli sayılmalıdır. Uygulamada bazen yönetim ya da divan kurullarının vekaletnamenin fotokopi olması ıslak imza taşımaması, WhatsApp’tan veya mail yolu ile gönderilmesi sebebi ile geçerli sayılmadığı görülmektedir. Hatta bazen imzanın kat malikine ait olup olmadığı dahi tartışılmaktadır. Yönetim kurulunun ve divan kurulunun böyle bir yetkisi olmadığını, sahte vekaletname ya da imzanın vekil ile asil arasındaki hukuki ilişki olduğu, usulsüzlüğün bu iki taraf arasında vuku bulacağı unutulmamalı ve yönetim kurulları tarafından vekaletnamenin geçersizliği konularında dikkatli davranılarak yetki aşımı yapılmamalıdır.

Toplantı Vekaleti Hangi Yöntemlerle Verilebilir?

Site Yönetimi Toplantısında Her Bir Kat Maliki Kaç Vekalet Alabilir? linkindeki videomuzda ifade ettiğimiz üzere Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre vekalet ile ilgili ayrıntılı bir düzenleme yapılmamış ve yazılı bir şekil belirtilmemiştir. Ayrıca genel kurul vekaletinin noterden verilmesi de gerekmemektedir demiş idik. Ancak noter vekaleti özellikle profesyonel mülk yönetimi yapanların, avukat ve mali müşavirlerin bağımsız bölüm ile ilgili resmi işler de yapmaları sebebi ile kullanılabilmektedir. 

Eğer tapu sicilinde kayıtlı yönetim planında vekalete ilişkin özel bir düzenleme yok ise, genel kurul vekaleti ıslak  imza ile verilebileceği gibi, telefon, faks, mail, WhatsApp gibi kanallar ile de verilebilir. 
• Toplantı vekaleti herhangi bir kağıda kat maliki tarafından el yazısı ile yazılıp imzalanabilir veya bilgisayar çıktısı olarak imzalanabilir. 
• Evrak elden teslim, posta, mail, faks, WhatsApp gibi mesajlaşma sistemi gibi yöntemlerle de vekile (yönetim planında kısıt yoksa kiracıya, malikin bir yakınına veya tanımadığı bir kişiye de)  ulaştırılabilir. 
• Bu evrakın imzalı aslının sonradan yönetime veya genel kurul divanına ulaştırılması aşağıdaki sebeple nedeniyle yararlıdır. 

Apartman ve Sitelerde Aidat Artışı Nasıl Yapılmalı?
Apartman ve Site Toplantılarına Katılın, Aidatı Siz Belirleyin

Sözlü veya Telefon İle Toplantı Vekaleti Verilebilir Mi? 

Vekalet sözlü verilmesi şartı ile de doğabilir. Dolayısı ile telefon ile görüşme sırasında veya sosyal medya mesajlaşma sistemleri ile verilen vekaletler de geçerlidir. Ancak yönetici, yönetim kurulu, divan heyeti veya diğer kat maliklerinin ikna olması açısından her ne kadar başka yöntemlerle de vekalet ilişkisi doğmuş ise de yine bir imzalı vekaletin genel kurul öncesinde ulaştırılması yararlıdır.

Kat Maliki Vekili Olduğunu Söyleyen Her Kişiyi Toplantıya Alacak Mıyız?  

Genel kurula katılma hakkı kat maliki veya vekiline aittir. Dolayısı ile kişilerin vekil olduklarına dair yeterli emare yok ise genel kurul salonuna alınmamalıdırlar. Vekaletin verildiğine ilişkin kabul edilebilir bir emare olmalıdır. Toplantı divanı hem de hazirunu kontrol eden kişilerin gerçekten bir vekalet verilmiş mi ?  Bunu anlayabilmesi gerekir. Aksi taktirde itirazlar ulaşacaktır. Vekaletname genel kurul öncesinde verilmelidir. Sözlü ise genel kurul sırasında toplantı yöneticisinin (veya divan heyetinin) rızası ile de alınabilir. Genel kurul sırasında vekaletler de sayıya dahil edildiğinden sonradan verilen vekalet söz konusu olmaz. Sözlü olarak alınan bir vekaletin yazılı halinin toplantı sonrasında alınamaması durumunda eğer genel kurula veya toplantının herhangi bir kararına sulh hukuk mahkemesinde dava açılır ise karar yeter sayıları açısından kararın alınmasını etkileyecek bir sayı durumu oluşabilir. O sebeple telefon görüşmesi ile vekalet verilebilir, sonradan ıslak imzalısı gönderilebilir demekteyiz ancak vekalet alan kişinin salt kendi beyanı da yeterli değildir. Önemli olan vekaleti veren malikin iradesidir. Uzakta olan malikin toplantı idarecisi (divan) veya öncesinde hazirunda görevli olanlar tarafından (veya site görevlileri) aranması ve teyit alınması gerekir. Eğer kat maliki teyit vermiş ise vekil toplantıya katılabilir ve oy kullanabilir. Bu teyit yapılmadan kişi genel kurula katılmışsa dinleyici olabilir ancak söz almamalı ve oy kullanmamalıdır.  

Herkes İstediği Kadar Vekaletname Alabilir Mi?
Bir Kişi Kaç Kaç Malike Vekil Olabilir?

Kanun koyucu 5. fıkranın devamında, vekillik sisteminin kötüye kullanılmaması için sınırlama getirmiştir.  “Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır. Bu madde de bahsedilen oy sayısı kavramı, toplantıya katılanların değil anagayrimenkuldeki tüm oyların sayısı bahsedilmektedir. Uygulamada vekillik hesaplamasında bu konuda hataların yapıldığı gözlemlenmektedir. 

Ayrıca yine, ana gayrimenkulde yer alan tüm bağımsız bölüm sayısının %5’inden fazla bağımsız bölüme sahip olan kat maliklerinin vekil tayin etmesinde de uygulamada hatalar yapılmaktadır. Örneğin 100 bağımsız bölümlü bir sitede 1 kat malikinin 20 bağımsız bölümü var olduğunu düşündüğümüzde, bir kişi oy sayısının %5 oranında fazlasını kullanamayacağı için vekil en fazla 5 oya vekillik yapabilir. Kat malikinin 20 oyu olduğuna göre 4 vekil ile kendisini temsil ettirmek zorundadır.