Genel Kurulda Divan Heyeti Seçilmesi Zorunlu Mu?

Apsiyon Akademi’ye gelen sorulara ilişkin yazdığımız Apsiyon Blog yazılarımızda yanıtlarımız genel hükümlere göre verilmektedir. Daha doğru sonuca ulaşmak için tapu sicilinde kayıtlı yönetim planını incelemek ve genel kurulların yapılış biçimleri hakkında bilgilenmek önemlidir. Yıllardır kat malikleri kurullarında Kat Mülkiyeti Kanunu’nda bulunmayan dernekler ile kooperatif kanunlarından ithal edilmiş olan divan heyeti, hazirun cetveli, hükümet komiseri talebi gibi uygulamalar bulunmaktadır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesinin 4. fıkrası “Kat malikleri kurulu kararlarından (1) başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” hükmünü içermektedir.

 
Az sayıda kat malikinden oluşan yapılarda, kat maliklerinin toplantılarında alınan kararlar yönetici tarafından 32. maddede gösterilen deftere yazılarak tüm kat maliklerince imzalanmaktadır. Bu defter aynı maddenin son fıkrasında ismi geçen “karar defteridir”. KMK md.32/5’e göre “bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.” Ancak, çok sayıda kat malikinden oluşan yapılarda hem toplantının yapılması ve hem de kararların deftere yazılarak tüm maliklerce imzalanması çok zor, hatta sayfada imza için boş yer kalmayacağından imkansız hale gelmektedir. Bu durumda toplantı, katılımcı kat maliklerince seçilen bir divan heyeti tarafından yönetilmekte, toplantıya katılanlar imzalanan “katılma listesi” (hazirun listesi) ile belirlenmekte ve verilen yetkiye istinaden de kararlar deftere değil, ayrı bir kağıda yazılarak divan heyetince imzalanmaktadır. 

O halde bağımsız bölüm sayısı az olan anagayrimenkullerde (apartmanlar, binalar vs.) divan heyeti seçimine gerek yokken, çok sayıda bağımsız bölümden oluşan anagayrimenkullerde (yüksek apartmanlar, çok sayıda bağımsız bölümü olan binalar) ve toplu yapılarda karar defterinin ve bir A4 kağıdının boyutları sebebi ile 634 Sayılı KMK’nın 32/4 hükmü fiilen sağlanamayacağından divan heyeti seçimi ve kararların imzalama yetkisi verilmesi önem ve zaruriyet kazanmaktadır. Önemli olan husus divan heyeti seçilsin veya seçilmesin 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nda belirtilen kurulların toplanma ve karar alma usullerine uyulmasıdır. 

Genel Kurul Divanı Kaç Kişiden Oluşur, 3 Kişiden Oluşmak Zorunda Mı? 

Toplantıyı yönetecek divan heyetindeki kişi sayısı “3 kişi olmak zorundadır” gibi bir ifade kullanmak mümkün değildir. Öncelikle tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında toplantıyı yönetecek divan heyeti veya toplantı başkanı hakkında bir madde var ise o maddeye göre divan heyeti oluşturulmalıdır. Bazı yönetim planlarında örneğin blok yapının kat malikleri kurulunu yönetmek üzere bir “toplantı başkanı” seçilmesi, toplu yapı genel kurulu veya temsilciler kurulunu yönetmek üzere “3 kişiden oluşan bir divan heyeti” seçilmesi öngörülmüş olabilir. 

Tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında toplantıyı yönetecek divan heyeti hakkında bir madde bulunmuyorsa o taktirde apartmanın, binanın, toplu yapının bağımsız bölüm sayısına, toplu yapılarda blok sayısına bağlı olarak toplantının en iyi idare edileceği şekilde bir divan heyeti oluşturulması gerekecektir. Örneğin 30 bağımsız bölümlü bir apartmanda toplantıyı idare etmek üzere mevcut görevi tamamlanacak olan yönetici toplantı başkanı olarak seçilebilir. Neticede toplantının bir bölümü kendi döneminin faaliyetleri ile ilgilidir. Ya da genellikle uygulamada her ne kadar bir dayanağı bulunmuyorsa en yaşlı kat maliki toplantı başkanı olarak seçilebilir. Bununla beraber bir genel kurulda temsil edilecek bağımsız bölüm sayısı 400-500 sayılarını bulabilir. Bu durumda tabi ki bir toplantı başkanı toplantının idare edilmesi için yeterli olamayacaktır. Bu durumda 3 kişilik bir divan heyeti de yeterli gelmeyebilir. Daha fazla kişiden oluşan bir divan heyeti toplantının daha doğru, hızlı ve kanuna uygun idaresini sağlayabilir. 
Genel Kurul Vekaleti Nasıl Verilir?

Divan Heyetinin Görevleri Nelerdir?

Toplantıyı yönetecek divan heyetinin asıl görevi toplantıdaki görüşmelerin ve kararların yazılmasıdır. O sebeple divan heyetinde bir veya ihtiyaca bağlı daha çok “yazman”, ya da “divan sekreteri” yer alır. Divan heyetinin diğer görevi toplantıya katılanların sayısının, her karar için de o karara oy kullanan, olumlu oy veren veya itiraz eden kat maliki veya vekil sayısının tespit edilmesi ve kararda belirtilmesidir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre yeter sayı ile saklı olan ya da genel kararların alınmasında katılım ve karar yeter sayılar hakkında bu yazının devamında bilgi sahibi olunabilir. O sebeple divan heyetinde bir veya ihtiyaca bağlı daha çok “sayman”, ya da “oy toplayıcı” yer alır. Toplantıyı yönetecek divan heyetinin görevlerini bir koordine içinde yürütmesi, toplantı gündemine uygun sürecin yönetilmesi, genel kurul katılımcılarına söz verilmesi, toplantının verimli ve zamanında tamamlanması, gereksiz vakit kaybı yaşanmaması, toplantıda alınan kararların Kat Mülkiyeti Kanunu’na uygun olarak kayda geçirilmesi için de divan heyetinde bir “başkan” bulunmalıdır.

Site Yönetimlerinde Karar Yeter SayılarıSite Yönetimlerinde Karar Yeter Sayıları

Genel Kurul Toplantı Başkanı, Heyet Seçilecekse Divan Kurulu Başkanı ve Üyeleri Yönetim Kurulundan Olabilir Mi? 

Genel kurul toplantı başkanı, heyet seçilecekse divan kurulu toplantıya katılanlar arasından seçilir. Bu kişilerin malik olma zorunluluğu yoktur. Yukarıda belirttiğimiz üzere Kat Mülkiyeti Kanunu’nda divan heyetine ilişkin özel bir düzenleme bulunmadığından, öncelikle tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında bu hususta özel bir düzenleme bulunuyorsa o kural uygulanır. Yönetim planında genel kurul toplantı başkanı veya heyet olarak divan heyeti seçilmiş ise divan kurulu başkanı ve üyeleri genel kurula katılan kat malikleri veya vekilleri arasından seçilebileceği gibi, malik olsun veya olmasın yönetim kurulu üyeleri arasından, dışarıdan ve kat maliki olmayan profesyonel yönetim danışmanlarından, avukatlardan, Kat Mülkiyeti Kanunu ve mevzuatına hakim 3. kişilerden de seçilebilir.

Divan Heyeti Üyeleri Kendi Adlarına veya Vekalet Almışlarsa Başkalarının Adlarına Oy Kullanabilir Mi?

Divan heyetinin malik olsun veya olmasın yönetim kurulu üyeleri arasından seçilmesi eğer yönetim planında bu yönde yasaklama yok ise herhangi bir sorun teşkil etmeyecektir. Hatta yönetim kurulunun dönem sonunda faaliyetlerinin aynı genel kurulda oylanması oylaması (ibra oylaması olarak bilenen) da divan heyeti üyeleri arasında yönetim kurulu üyelerinin bulunmasını engelleyecek bir durum değildir. Neticede divan heyetine seçilecek yönetim kurulu üyeleri kat maliki olsunlar veya olmasınlar kendi ibralarına yönelik oy kullanamayacaklardır. Bununla beraber divan heyeti üyelerine veya yönetim kurulu üyelerine kat malikleri tarafından verilen vekaletler güven telakkisi olarak addedildiğinden vekil oldukları kat maliklerinin oylarını kendi ibralarında kullanabileceklerdir.

Divan başkanı veya üyeler malik iseler kendi bağımsız bölümleri için oy kullanabilirler. Ancak kendi bağımsız bölümünü ilgilendiren bir konuda diğer tüm malik katılımcılar için olduğu üzere örneğin ortak alanlara el atmanın önlenmesi veya yeni seçilecek yönetim veya denetime aday ise kendi seçimi için veya yönetimi devir ediyor ise kendi ibrası için oy kullanamaz. Ancak başka kat malikleri tarafından verilmiş vekaletleri varsa bu vekaletler güven anlamına geldiği için bu konulardaki oylamalarda kullanabilir.
Kullanılamayan Sınırlandırılmış Oylarla, Apartman, Site Yönetimi Toplantılarında Vekaletname Kullanılabilir Mi?Toplantıda Kullanılmayan Oylar Vekaletname ile Kullanılabilir Mi? 

Divan Heyeti Kararları Yazarken Hangi Hususlara Önem Göstermelidir? 

Divan heyeti seçilmiş ise KMK madde 32/4’de ifade edilen “Kat malikleri kurulu kararlarından (1) başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” hükmünün korunması gerekir. Yargıtay 20. Hukuk Dairesinin 28.09.2017 tarih, 2017/3399 esas ve 2017/7048 sayılı kararında “…toplantı tutanağına göre katılanların oy çokluğu ile divan heyetinin oluşturulduğu, divan heyetine toplantı tutanaklarına imza atma yetkisinin oy çokluğu ile verildiği, bu toplantıda alınan kararların ayrı bir kağıda yazılarak altının divan heyetince imzalandığı anlaşıldığına göre, 634 sayılı kanunun 32/4. maddesinde belirtilen şekil şartlarına uyulmadığından söz edilerek kat malikleri kurul toplantısı ve alınan kararların iptali istenemez.” ifadesi bulunmaktadır.

Yine Yargıtay 20. Hukuk Dairesi’nin 03.10.2017 tarihli, 2017/3912 esas ve 2017/7203 sayılı bir başka kararında “634 sayılı Kanunun 32/4. maddesine göre; kat malikleri kurulu kararlarından (1) başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Dosya içindeki bilgi ve belgelerin incelenmesinden, iptali istenen toplantıya davacıların katılmadığı, toplantıya katılanlarca divan heyetine toplantı tutanaklarına imzalama yetkisi verilmediği, buna rağmen genel kurul toplantı tutanağı başlıklı belgenin sadece divan heyeti tarafından imzalandığı anlaşıldığına göre, 634 sayılı Kanunun 32/4. maddesinde belirtilen şekil şartlarına uyulduğundan söz edilemez.” demektedir. O halde divan heyetine toplantıya katılanlarca divan heyetine toplantı tutanaklarına imzalama yetkisi verilmesi önemlidir. 

Seçilmişlerse divan heyeti üyelerinin dikkat edilmesi gereken diğer hususlar şunlardır:

• Genel kurul ilanının, çağrısının, olağan üstü genel kurullarda gündemin kat maliklerine veya kat maliklerine ulaşılamamış ise bağımsız bölümden faydalananlara yönetim tarafından 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na uygun olarak elden imzalı veya taahhütlü posta ile tebliğ edilmiş olup olmadığının kontrolünü yapmaları faydalı olacaktır. Eğer bu süreç sağlıklı yapılmadı ise gerçekleşecek genel kurul toplantısının mahkeme yolu ile iptali söz konusu olabilecektir.  
• Kat maliklerinin imzaladıkları “katılma listesi” (hazirun listesi) bulunmalıdır. Divan heyeti bu listedeki asil ve vekil sayılarını tespit ederek, toplantıda bulunan katılımcı sayısı ile doğrulamalıdır.
• Toplantıyı yönetecek divan heyeti tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında bu heyet hakkında bir madde var ise o maddeye göre oluşturulmalıdır.
• Karar içeriğinde toplantıya katılanlar tarafından divan heyetine tutanakları imzalama yetkisi verilmelidir. Dolayısı ile özellikle olağanüstü genel kurulların çağrılarında gündeme ilk maddelerde bu yetkinin verileceğine dair kayıt olmalıdır. 
• Toplantıda alınan kararlar ayrı bir kağıda yazılarak altı divan heyetince isim soyadı ve eğer temsil ediyorlarsa bağımsız bölüm numaralarını da yazılarak imzalanmalıdır.
• Karara aykırı oy verenlerin isim soyadı ve bağımsız bölüm numaraları ile “ifade ettikleri aykırılık sebepleri” de belirtilerek karar içeriğinde divan heyeti tarafından kayıt altına alınmalıdır.
• Kat maliklerinin imzaladıkları “katılma listesi” (hazirun listesi) toplantının başında alınıyor ise, divan heyetinin kaleme dökeceği kararın eki olarak aynı şekilde hazırlanacak bir “karar tutanağı eki imza listesi”nin bulunması tavsiye edilir. Bu listede “karara aykırı oy kullananların” el yazısı ile “aykırılık sebeplerini” belirtebilecekleri bir alanın bulunması önemlidir. 
• Divan heyeti kararları toplantı devam ederken yazmalı ve toplantı sonunda karar yazımı tamamlanmalıdır. Aksi halde daha sonra karar tutanağında eksiltme / ilavelerin yapılması riski söz konusudur. Bu sebeple çoğu zaman kat maliklerinin vekaleti ile toplantıya katılan avukat veya danışmanlar genel kurul sonrasında beklemek sureti ile divan heyetinin altına imza attıkları karar tutanağının ve ekleri listelerin bir kopyasını talep etmektedirler.
• Divan heyeti kararların altına imza attıkları gibi kararın eki olan “katılım (hazirun) listesine”, düzenlenmiş ise “karar tutanağı eki imza listesine”, kabul edilmiş ise işletme projesine ve toplantı öncesinde ve sırasında ek olarak kat maliklerine ilan edilmiş olan denetim raporu, faaliyet raporu ve diğer eklere de aynı şekilde imza atmalıdır. 

Genel kurul sonrasında yöneticinin yaptıracağı noterlik işlemlerinde dayanak olarak gösterilecek belgeler konusunda divan heyeti duyarlı olmalıdır. Notere giderek yönetici olduğunu beyan eden ilgilinin, 634 sayılı KMK’nın 32. maddesine uygun olarak son seçimi ve bu seçimde seçildiğini gösteren kararı içeren noter onaylı karar defterini, toplantı bir divan tarafından yönetilmiş ise yukarıda ilgili soruda açıklandığı şekilde alınan karar ve belgeleri ibraz etmesi gerekir. Yönetici sıfatının anlaşılabilmesi için noter onaylı karar defterinde yer alan kararın ve toplantı bir divan tarafından yönetilmiş ise alınan karar ve belgelerin gösterilmesi ve birer örneğinin Noterlik Kanunu’nun 79. maddesi doğrultusunda işlemlere eklenmesi zorunludur. Genel kurulda veya toplu yapılarda temsilciler kurulunda kendi seçimleri sonrasında seçilen yönetim kurulu kendi arasında temsil yetkisinin kullanım şekline ilişkin bir karar almışsa bu karar da işleme eklenecektir. 

Kat Mülkiyetinde Doğru BildirimKat Mülkiyetinde Hatalı Bildirim

Divan Heyeti Toplantıyı Yönetirken Hangi Kararlarda Hangi Sayılara Dikkat Etmelidir?  

Yukarıda divan heyetinin görevlerinden birinin toplantıya katılanların sayısının, her karar için de o karara oy kullanan, olumlu oy veren veya itiraz eden kat maliki veya vekil sayısının tespit edilmesi olduğunu ifade etmiştik. Kat malikleri veya temsilciler kurullarında alınan bazı kararların yeter sayısı kanunda saklıdır. Diğer bazı kararlar için de toplantıya katılan sayısının yarıdan bir fazlası yeterlidir. Divan heyetinin toplantıyı 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun karar yeter sayılarına uygun yönetmesi gerekir. Toplantıya Katılanların Çoğunluğu İle Alınabilen Kararlar: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32 (Genel Kararlar), 37 (İşletme Projesi'nin Yapılması) ve 39. (Yöneticinin Hesap Vermesi) maddelerindeki kararlar; genel kurula ne kadar az kişi katılırsa katılsın, katılanların salt çoğunluğu ile alınabilmektedir.

Toplantıya Katılanların Çoğunluğunun Yeterli Olmadığı, Nitelikli Çoğunluk ile Alınması Gereken Kararlar: 

634 Sayılı KMK’ya göre genel kurullarda ve tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planlarında kanunun 28, 29, 30, 31, 32, 34, 41, 42, 43, 69 ve 71. maddelerindeki sayılara uyulması gereklidir.

Kat maliki sayı ve arsa payı çoğunluğu (çifte çoğunluk şartı) gerektiren; 25. (Kat Mülkiyetinin Devri), 30. (İlk Toplantı Nisabı), 34. ve 71. (Yönetici, Yönetim Kurulu Seçimi), 41. ve 71. (Denetçi ve Denetim Kurulu'nun Atanması), 42. (Faydalı Yenilik ve İlaveler / Yatırım Kararı) maddelerindeki karar yeter sayılarına uyulması gereklidir.

Kat maliki sayı çoğunluğu gerektiren (arsa payı hesabına gerek olmayan); Geçici 2. Madde (Toplu Yapıya Geçiş), Ek Madde 5 (Hatalı Bağımsız Bölüm Numaralarının değiştirilmesi), 71. (Toplu Yapılarda Temsilciler Kurulunda Alınan Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu seçimindeki temsil oyları sayısına göre) maddelerindeki karar yeter sayılarına uyulması gereklidir.

Kat maliki sayısına göre beşte dört (4/5) oy çokluğu gerektiren (arsa payı hesabına gerek olmayan); 19. (Ortak Yerlerde İnşaat), 28. (Yönetim Planının Değiştirilmesi), Geçici 4. Madde (Kat İrtifakına Geçiş) maddelerindeki karar yeter sayılarına uyulması gereklidir.

Kat maliki sayısına göre  oy birliği gerektiren (dolayısı ile arsa payı hesabına gerek olmayan); 24. (Yasak İşler), 43. (Masraflı, Lüks Yenilik ve İlaveler) 44. (Ruhsat Projesi'nin Değiştirilmesini Gerektiren İşler), 45. (Temliki Tasarruf İşleri, Ortak Alanların Kiralanması vs.) maddelerindeki karar yeter sayılarına uyulması gereklidir.

Yeter sayı ile saklı olan kararlarda eğer yeter sayı sağlanmış ise kararın iptali söz konusu olmayacaktır. Yeni seçilecek yönetici veya yönetim kurulunun alınan kararlar ile ilgili olarak her türlü şartları yerine getirdiğini ispat etmesi külfeti ayrıca bulunmakta olduğundan divan heyetinin yeter sayıların sağlanıp sağlanmadığının karar tutanağında belirtilmesi önemlidir. Aksi halde yeter sayı olmadan alınan kararların mahkemece iptali zor değildir. Genel Kurulda Yeter SayısıNitelikli Oy Çokluğu Nedir, Nitelikli Oy Çokluğu Gerektiren Yönetim İşleri Nelerdir?