Apartman / Site Yöneticilerinin Bilmesi Gereken Temel Mali Belgeler: Fatura

Apartmanların ve sitelerin yönetim organı olan yöneticiler ve yönetim kurulu üyeleri, kat malikleri kurulu kararları doğrultusunda yaptıkları ve/veya görevleri gereği yaptıkları ortak ihtiyaçların giderilmesine yönelik işlemler sırasında ticari işlemler yapmakta ve pek çok mali belge ile karşı karşıya kalmaktadır. Bu belgelerin de temel anlamda ne olduğunu ve ne işe yaradıklarını bilmekte fayda vardır. Böylece kimden hangi belge talep edilebilir ya da hangi belge düzenlenmek zorundadır, bu tip hususlarda akıllardaki sorular da çözülmüş olur. Ayrıca gözlemlerimize göre özellikle kat malikleri arasından yöneticilik görevi alan ya da yönetim kurulunu oluşturan bazı kimselerin bazen bu belgeler hakkında yeteri kadar bilgi sahibi olmadıkları da fark edilmektedir. O nedenle bu yazımızda sıkça karşılaşılan ve kullanılan en temel belge olan fatura hakkında bilgiler paylaşmak istiyoruz.

Mal veya hizmet satın alındığında akla gelen en temel belge olan fatura, apartman ve site yönetimleri tarafından kullanılan günlük sarf malzemelerinden, yüksek meblağlı mal ve hizmet alımlarına kadar yaptıkları işlemlerin pek çoğunda kullanılan ve kayıtlara dayanak olarak kullanılan bir belgedir. Özellikle bu belgenin gerek idari aşamadaki işlemlerde gerek yargı aşamasındaki uyuşmazlıklarda ve gerekse kat malikleri arasındaki sorunlarda ihtiyaç duyulan en muteber ve ispat aracı bir belge olduğu unutulmamalıdır.

Profesyonel Apartman, Site Yöneticilerinin ve Yönetim Şirketlerinin Bilmesi Gereken Temel Konular Nelerdir?

Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Fatura, bir mal ya da hizmet karşılığında apartman ve site yönetimlerinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan ya da hizmeti sunan tacir tarafından düzenlenen ve verilen ticari bir belgedir. Eğer bu belge verilmemiş ise malın satış işlemi veya hizmetin ifa edilmiş olması kayıtlara intikal ettirilmeyeceği için kayıt dışı kalacak ve resmi kimliğini kaybedecektir.

Apartman ve Site Yönetimlerinde Sıkça Karşılaşılan Muhasebe Terimleri

Bir faturada mutlaka; düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi numarası; apartman ve site yönetiminin adı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, satılan malların teslim tarihi ve (varsa) irsaliye numarası bulunmak zorundadır.

Fatura alırken tacirin faturasını bastırdığı matbaanın anlaşması olup olmadığı da sahte belge işlemlerine karşı kontrol edilmelidir. Özellikle ilk kez çalışılan kişi ya da kurumlardan alınan faturalara dikkat edilmesinde fayda vardır.

Site Yöneticilerinin Mutlaka Bilmesi Gereken 4 Konu

Kimler Fatura Düzenlemek Zorundadır mıdır?

Vergi Kanunları uyarınca birinci sınıf tacirler (bilanço esası, işletme hesabı esası ve şirketler gibi) ve ikinci sınıf tacirlerin satış işlemlerinin faturaya bağlanması zorunludur. Keza kazancı basit usulde tespit edilen mükellefler dahi satışları sırasında fatura düzenler.

Tüm bu sayılan kişiler apartman ve site yönetimlerine mal veya hizmet satarken 2021 yılı için 1.500 TL ve üstündeki işlemlerde mutlaka fatura düzenlemek zorundadır. Bu tutarın altındaki işlemlerde ise perakende satış fişlerinden biri (örneğin yazar kasa fişleri) düzenlenebilir.

Diğer yandan apartman ve site yönetimlerine tavsiyemiz, bu tutarın altında yapmış oldukları işlemler için dahi satıcıdan fatura istemeleri yönündedir. Talep etmeleri halinde satıcılar tutarı ne olursa olsun yapılan işlemler için apartman ve site yönetimlerine fatura vermek zorundadır. Böylece yıl sonlarında harcamaların ne için yapıldığı, kim adına yapıldığı vb. konularda ispat hususu kolayca aşılmış olur. Yazar kasa fişleri faturalar kadar detaylı olmadığından ve alıcının kimliğini göstermediğinden tercih edilmemeli, fatura düzenlerken yönetim adına işlem yapıldığı ifade edilerek, yönetim adına fatura düzenlenmesi temin edilmelidir. Ayrıca faturalarda düzenleyen firmanın yetkili kıldığı bir kişinin imzası ve firma kaşesi olması da sağlanmalıdır. Elektronik fatura mükellefi olan kişilerden mal veya hizmet satın alındığında ise faturalar elektronik posta adreslerine gönderilmektedir. Bunların basılarak kâğıt ortamında saklanmasında fayda vardır.

Fatura Alınmazsa Ne Olur?

Apartman ve site yönetimleri fatura almadığında üç açıdan sorunla karşı karşıya kalabilir. Birincisi KMK açısından yaptıkları işlemleri belgelendirememe sorunudur. Bu durumda güvenilirlik azalacağı gibi kat malikleri tarafından şüpheli yaklaşımlar ve tenkitler artar. İbra işlemleri sırasında sorunlar yaşanabilir.

İkincisi ise vergi hukuku açısındandır. Vergi Usul Kanunu’un 353/1. maddesi uyarınca verilmesi ve alınması icabeden faturanın verilmemesi ve alınmaması durumunda, düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine her bir belge için, özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır. Diğer bir ifadeyle vergi kabahati işlenmiş sayılmakta ve vergi idaresi tarafından para cezası hesaplanmaktadır.

Üçüncü bir durum da ticari uyuşmazlıklarla ilgilidir. Mal veya hizmet satın alınan kişilerle apartman ve site yönetimi arasındaki uyuşmazlıklarda ticari sorun yaşanabilir ve yapılan işlemin ispatında güçlüklerle karşılaşılabilir. O nedenle yönetimlerin satın aldıkları mal veya hizmetler için fatura alması ve faturanın eksiksiz düzenlendiğine emin olmasında büyük fayda vardır.