Site Yöneticilerinin Mutlaka Bilmesi Gereken 4 Konu

Site yönetimi, çok sayıda insana hitap etmesinden ve birçok farklı etmenin aynı anda kontrol altında tutulması gerektiğinden dikkat gerektiren ve birçok konuda bilgi sahibi olmayı zorunlu kılan bir iştir. Site yöneticisi işi bilen, deneyimli bir site yönetim yazılımıyla çalışırsa yönetimi öğrenme ve uygulama konusunda zorluk yaşamaz. Ayrıca site sakinlerine daha donanımlı bir yöneticilik sunabilir. Site yöneticilerinin mutlaka bilmesi gereken bazı konular vardır.

1. Yönetici Seçilirken Bilinmesi Gerekenler

Kat Mülkiyet Kanunu 34. madde doğrultusunda anagayrimenkulün 8 veya daha çok bağımsız bölümü varsa yönetici ataması yapılması zorunludur. Site maliklerinin kendi aralarından veya dışarıdan aday olan kişiler arasından sayısal olarak ve arsa payı olarak çoğunluğunun seçtiği kişi yönetici olarak atanır. Her yıl bir yıllık görev yetkisi olmak üzere bu atama yapılır. Görevini sürdüren yönetici tekrar seçilirse görevine devam edebilir. 

2. Yöneticilerin Sorumlu Olduğu Görevler

KMK 35. maddeye göre yönetici görevleri, yönetim planında belirtilir. Bu görevler başlıca kararların uygulanması, binaların korunması ve ekonomik sorumluluklar olarak 3’e ayrılabilir.

• Alınan Kararlar Yöneticinin Kontrolü Altındadır

Yönetici kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmalıdır. Bu kurulca verilen kararları karar defterinde kayıt altına almalı, muhafaza etmeli ve tasdik ettirmelidir. Ayrıca yönetici bu kararların yerine getirilmesinden de yükümlüdür.

• Sitenin Maddi Kontrolleri Yöneticinin Sorumluluğundadır

Ödemelerin kabulü, borçların ödenmesi, bankada hesap açılması ve tebligatların alınması yönetimin görevidir. Borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen kat maliklerini yönetim uyarmalı, gerektiğinde icra ve dava takibini yapmalıdır. Projeler için bütçeyi yönetici uygun bir biçimde ayarlamalı ve raporlamalıdır.

•   Sitelerin Fiziki Olarak Korunması Yönetimin Görevidir 

Sitelerin bloklar, sosyal alanlar gibi tüm alanlarının korunması, bakım ve onarımı için gerekli tedbirlerin alınması ve kat maliklerinin karar alması durumunda sigortalanması, site yöneticilerinin görevleri  arasındadır. Temizlik, sıcak-soğuk hava işletmesi, kalorifer gibi hizmetlerin de bakımını, temizliğini düzenli olarak kontrol altında tutmalıdır. Ayrıca sitede bulunan asansörlerin periyodik bakımları düzenli yapılmalı, eksikliklerin ve arızaların giderilmesi de geciktirilmemelidir. 

3. Projeye Aykırı Müdahalelerde Yönetici Ne Yapmalı?

Site içinde yapılan müdahaleler site kurallarına ve projelerine uygun nitelikte yapılmalıdır. Site sakinleri site içerisinde bir değişiklik yapmaya karar vermeden önce site yöneticilerine bu değişikliğin uygun olup olmadığı konusunda danışabilir. Site yönetimi bu konuda sakinleri bilgilendirme ile yükümlüdür. 

•  Yönetim İzni Alınmadan Projeye Aykırı Müdahale yapıldığı Durumlarda Yönetici Ne Yapmalı? 

Site sakinleri Apsiyon apartman yönetim programları üzerinden veya telefon ile ulaşarak kolaylıkla yönetime değişikliklerin uygunluğu konusunda danışabilir. Danışmadan projeye aykırı müdahalede bulunulması durumunda sıkıntılı süreçler ortaya çıkabilir. Bu durumlarda yönetici doğrudan şikayetçi olamaz ve müdahalenin önlenmesi için projeye aykırılık davaları açamaz. Bu davaların açılabilmesi için kat malikleri kurulunda bu yönlü bir karar alınması gerekir. 

4. Site Yönetiminde Gerekli Belgeler

Site yöneticileri güvenilir, şeffaf ve sistematik bir yönetim süreci için bazı belgeleri düzenli olarak raporlamalı ve bu belgeleri muhafaza etmelidir. 

• Karar Defteri

Kat malikleri kurulunda alınan kararlar karar defterine tek tek numaralandırılarak işlenir ve tasdiklenir. Böylece kurulda alınan kararlar resmiyete dökülmüş olur.

• İşletme Projesi

İşletme projesi belgesi, aidat tahsilatlarında ve giderleri yaparken dikkate alınan ana belgedir. Her sitenin ve apartmanın kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme belgesi bulundurması zorunludur. Bu belge yoksa yönetici en kısa zamanda bu belgeyi edinmelidir. Projelerde yıllık tahmini gelir - giderler, giderlerin kat malikleri arasında paylaştırılması, verilmesi gereken avansların hesaplanması bu belgeyle gerçekleşir. 

• Toplantı Belgeleri

Belirli aralıklarla kat malikleri arasında belli başlı konular hakkında kararlara varılan toplantılar yapılır. Bu toplantılarla ilgili vekalet belgeleri, kararların yazılı olduğu belgeler korunmalıdır. Bu toplantılarda alınan kararlar site yönetim yazılımı dijital bildirimi karşılayan sitelerde gelmeyen maliklere de dijital olarak bildirilebilir. Bu durum, herkesin haberdar olması açısından iyi bir fırsattır. 

•  İdari Belgeler

Yöneticinin yönetici seçildiğine dair belgeler ve site personellerine ait belgeler resmi kurumlarda kullanım için hazır bulundurulmalıdır. Site personelinin mağduriyet yaşamaması için bu belgeler yönetici tarafından güncel tutulmalıdır.

•  Mali Belgeler

Yöneticiler sitelerde daha çok mali işlerle ilgili kontrolleri sağlamakla yükümlüdür. Tahsilat makbuzları hazır bulundurulmalı, elde edilen tüm gelirler belgelendirilmelidir. Giderlerle ilgili tüm işlemlerde de fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir.

Site Yöneticisiyim

Apsiyon Yönetici Mobil Uygulama

Apsiyon yönetim sistemlerini kullanarak tüm bu yönetim süreçlerini kolayca gerçekleştirebilir, profesyonel bir destek ile en iyi şekilde bina yönetim ihtiyaçlarınızı karşılayabilirsiniz.