Apartman ve Sitelerde Giderler İçin Fatura Almak Zorunlu Mu?

Apsiyon Akademi Eğitmenleri olarak apartman ve site yönetimlerinin KDV, Gelir ve Kurumlar Vergisi yönünden vergi mükellefi olmadığını önceki yazılarımızda ifade etmiştik. Bununla beraber vergisel açıdan zaman zaman bazı sorumluluklarının doğduğunu da belirmiştik.

Apsiyon Akademi Eğitimlerinde üzerinde önemle durduğumuz konulardan birisi de site ve apartman yöneticilerinin yaptıkları harcamaları vergi kanunlarınca geçerli mali belgelerle ispatlayabilmeleridir. 

Yönetici giderlerle ilgili tüm işlemlerde fatura, yazarkasa fişi vb. kanuni belgeleri almalı ve harcamalarını bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlayabilmelidir. Bu belgelerin temin edilmesi Vergi Usul Kanunu'nca yasal zorunluluk olmasının yanında ihtiyaç halinde yöneticinin hesap verebilmesine de olanak tanır. Site ve apartman yöneticisinin giderlerini öncelikli olarak fatura ile belgelemesine dikkat etmesi gerekir. Yöneticilerin çok düşük tutarlı giderlerde dahi fatura talep etmeleri mümkündür. Mal veya hizmeti satan vergi mükellefleri de yöneticinin herhangi bir talebi olmadan fatura vermekle yükümlüdürler. Fatura alınması mümkün olmadığı durumlarda hesap verebilme açısından yazarkasa fişi, bilet, perakende satış belgeleri ve gider pusulası gibi belgelerle harcamalar belgelenmelidir. Banka işlemlerinde mutlaka dekontlar kâğıda dökülmeli ve tüm belgeler beş yıl süre ile bir klasörde dosyalanmalıdır. Vergi muafiyeti bulunmayan satıcılardan mal ve hizmet alımlarında, örneğin fiş ya da fatura düzenleyemeyen bir kişiden mal veya hizmet alımında yöneticinin “gider pusulası” düzenlenmesi gerekmekte olup detayları Apartman ve Site Yönetimleri Giderler İçin Fatura Almak Yerine Gider Pusulası Düzenleyebilir Mi? başlıklı yazımızdan öğrenebilirsiniz.

Kat Mülkiyeti Kanunu'na Göre Giderler için Fatura Almak Zorunlu Mu?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 36. maddesine göre yöneticinin görevleri arasında “defter tutulması ve belgelerin saklanması” bulunmaktadır. “Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.”

KMK 36, yöneticinin bütün giderleri, karar veya var ise işletme defterine tarih sırasıyla yazmak ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle bir dosyada saklamaya mecburiyetini belirtmiş ancak “belgelerin” ne olduğunu açıklamamışsa da buradaki “giderlerin belgeleriyle” ifadesinin “defter” ifadesi ile okunması sonucunda mali belgeleri de kapsadığı açıktır. Hukuki olarak hayatın olağan akışı içinde defterlerin dayanaklarını oluşturan en önemli evraklar mali belgelerdir. Bu kapsamda fatura veya fiş alma zorunluluğunun Kat Mülkiyeti Kanunundan gelmediği ifade edilebilirse de, neticede diğer kanunlar tarafından alınması zorunlu olan ve hayatın olağan akışı içinde yapılan herhangi bir işlemi tevsik eden her belgenin saklanması mali belgeler de dahil KMK uyarınca zorunludur.

Vergi Usul Kanunu’nun çeşitli maddelerinde bu kanun gereğince düzenlenen belgelerden bahsedilmektedir. (fatura, perakende satış fişi, ödeme kaydedici cihaz (yazarkasa) fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası vs.) Bahsi geçen tüm bu belgeleri, mal veya hizmet alımları esnasında Apartman ve Site yönetimlerinin de satıcıdan alma zorunluluğu bulunmaktadır. Yani apartman ve site yönetimlerinin vergi mükellefiyeti bulunmaması, satın aldıkları mal ve hizmetler için belge almama ayrıcalıklarının bulunması anlamına gelmez. Alınmayan bu belgeler için her tespitte ayrı ayrı vergi cezası ile karşı karşıya kalabilirler. Giderlerle ilgili tüm işlemlerde de fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir.

Vergiye Tabi Olmayan Bina Yönetimleri Neden KDV Ödeyerek Fatura Almak Zorundadır?

Apartman ve site yönetimleri KDV Kanunu açısından da vergi mükellefi değildirler. Ancak, yukarıda da bahsettiğimiz sebeplerle apartman ve site yönetimleri  nihai tüketiciler gibi yaptıkları işlemlerde belge alma yükümlülüğüne sahiptir. Dolayısıyla gerçek veya tüzel kişiler gibi fatura ve benzeri belgelerle tevsik edilen bir işlemde karşı taraf durumundaki yönetimlerin de gerekirse fatura, makbuz vb. belge almaları zorunluluk arz etmektedir. Apartman ve site yönetimleri fatura almadığında ise genel anlamda beş açıdan sorunla karşı karşıya kalabilir. 

Birincisi KMK açısından yaptıkları işlemleri belgelendirememe sorunudur. Bu durumda güvenilirlik azalacağı gibi kat malikleri tarafından şüpheli yaklaşımlar ve tenkitler artar. İbra işlemleri sırasında sorunlar yaşanabilir. Kaldı ki vekil pozisyonundaki bir yöneticinin ya da yönetim kurulu üyelerinin yaptıkları harcamaları belgelendirmesi işin özünde bir görevdir. Hesap verilebilirlik açısından çok önemlidir.

İkincisi ise vergi hukuku açısındandır. Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 353/1. maddesi uyarınca verilmesi ve alınması icap eden bir faturanın verilmemesi ve alınmaması durumunda, düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine her bir belge için, özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır. Diğer bir ifadeyle vergi kabahati işlenmiş sayılmakta ve vergi idaresi tarafından para cezası hesaplanmaktadır. Örneğin apartmana bir temizlik şirketi hizmete ilişkin ödeme karşılığında fatura kesmek yerine para makbuzu veriyorsa hem kazancını vergilendirmiyor, hem de Katma Değer Vergisi (KDV) açısından hazineyi kayba uğratıyor demektir. Bu durumda apartman yönetimi de KDV ile ilgili vergi ziyalarından dolayı sorumlu tutulabilecektir. 

Burada dikkat çekilmesi gereken bir başka husus daha bulunmaktadır. Uygulamada apartman yönetimlerinin yer yer para makbuzu karşılığında ödemelerini hizmet veya ürün sağlayan ticari şirketin ya da ortaklarının veya üçüncü kişilerin banka hesaplarına havale/EFT yolu ile yaptıkları gözlemlenmektedir. Bu durumda söz konusu banka işlemi maliye tarafından bu sayılan gerçek veya tüzel kişi hesaplarında yapılan incelemeye takıldığı taktirde site/apartman yönetimine de fatura vb. Belge almadığından dolayı özel usulsüzlük cezası uygulanacaktır. Son yapılan düzenlemelerle ceza miktarları belge başına 5.000 TL’den başlamaktadır.

Üçüncü bir durum da ticari uyuşmazlıklarla ilgilidir. Mal veya hizmet satın alınan kişilerle apartman ve site yönetimi arasındaki uyuşmazlıklarda da alınmayan fatura nedeniyle sorun yaşanabilir ve yapılan işlemin ispatında güçlüklerle karşılaşılabilir. Fatura ticari işlemlerde kimin borçlandığını gösteren, hangi mal veya hizmetin işleme konu olduğunu ortaya koyan önemli bir belgedir. Bu anlamda yönetimlerin mal veya hizmet satın aldıkları kişilerle yaşayabilecekleri olası ihtilaflarda da fatura vb. belgeler önemli birer delildirler. 

Dördüncü olarak satın alınan bir mal veya hizmet ile yaptırılan bir işin garantisinin ispatına yönelik olarak da fatura alınmasında büyük fayda vardır. Faturası bulunmayan bir işin garantisinden söz etmek mümkün olmayacaktır.

Beşinci olarak özellikle temizlik, teknik işler, yapım, tamir, yenileme, revizyon, inşaat ve renovasyon işlerinde taşeron işçilerin çalışmasında iş güvenliğine ilişkin sorumlulukların tam yerine getirebilmesi için fatura belgesi önemli hale gelmektedir. Böylece taşeron işçilerin ortak alan olan apartman ve site yönetimi işyerinde Sosyal Güvenlik çerçevesinde çalışması, iş kanunu ve iş güvenliği kanununa uyumun sağlanması mümkün olabilecektir. Alt işveren ve üst işveren (asıl işveren) ilişkisi çerçevesinde sigorta ödemelerinin sorgulanması, iş sağlığı ve güvenliği kısmının takip edilmesi önemlidir.

Site Yönetimleri Mali Müşavir ile Çalışmak Zorunda Mı?

Hizmet veya Ürün Alımlarımızda Fiş ya da Fatura Almama Sınırı Var Mıdır? 

30 Aralık 2024 tarihli ve 32768 (2.Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 577 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre 2025 yılında fatura düzenleme sınırı 9.900 TL olarak belirlenmiştir. (*) Bir başka ifadeyle mal veya hizmet alımlarında, işleme konu olan mal veya hizmetin bedeli bu rakamın üzerinde ise fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu rakamın altında kalınması durumunda ise ödeme kaydedici cihaz olarak tanımlanan yazar kasa/pos fişleri de alınabilir. Öte yandan miktar ile sınırlı olmaksızın alıcı pozisyonundaki kişiler satıcılardan talep ettiklerinde, satıcıların fatura düzenlemesi zorunludur. Diğer ifadeyle apartman ve site yönetimleri bu bedel ile sınırlı kalmaksızın yaptıkları her harcamada fatura düzenlenmesini talep edebilir. Karşı tarafta bu faturayı vermek zorundadır. Öte yandan unutulmamalıdır ki profesyonel apartman ve site yönetimlerinin daha düşük bedellerde dahi fatura alması kendilerinin yararına olacaktır. Hesap verilebilirliğin artırılması ve denetimin kolaylaştırılması adına ufak miktarlı alımlar dahi fatura alınmasında fayda vardır. Fatura alınmaması durumunda vergi idaresi faturaya konu olması gereken mal veya hizmet bedelinin %10’u oranındaki miktara tekabül eden tutarda özel usulsüzlük cezası kesebilir. Bu ceza 5.000 TL’den aşağı olmayacaktır. (*)

(*) Bu bölümdeki değerler 2025 yılına aittir. Güncel tarihteki değerler sorgulanmalıdır.

Site ve Apartman Yönetimleri Hizmet veya Mal Alımlarında Satıcıdan KDV İndirimi Talep Edebilir Mi?

Ne apartman ve site yönetimleri ne de başka bir kişi yaptığı alışverişlerde KDV indirimi talep edemez. Bir başka ifadeyle satın alınan mal veya hizmetin bedeli ne ise, onun üzerine kanunen belirlenen oranda KDV hesaplanmak zorundadır. Ayrıca KDV’nin fatura düzenlenmesi durumunda ayrı bir satırda gösterilmesi de kanuni bir yükümlülüktür. Bu bağlamda KDV indirimi talep etmek söz konusu değildir.

Aldığımız Mal ve Hizmetlerin Ödemesi Bankadan Yapılıyor, Fatura Almasak, Dekontları Yeterli Olmaz Mı?  

Bankadan ödeme yapmak ile fatura düzenlenmesi farklı misyonlara sahip işlemlerdir. Birisi yapılan işlemde borçlu ve alacaklarının gösterildiği, satın alınan mal veya hizmetin türü, niteliği ve miktarı hakkında bilgi veren bir belgedir. Diğer ise sadece ödeme yapıldığını ispatlayan belgedir. Dolayısıyla ikisinin de yapılması ana kuraldır. Bu nedenle KMK açısından giderlerle ilgili tüm işlemlerde bankadan ödeme yapılsa dahi fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir. Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından ise fatura veya fiş almak zorunluluktur.

Bankadan ödeme yapılarak alınan dekont dışında belge düzenlenmeden yapılan işlemin tam sayıldığı tek husus “gider pusulası” düzenlenme anıdır. Vergiden muaf ya da mükellefiyeti olmayan bir kişiden mal veya hizmet alındığında gider pusulası yerine banka dekontu tek başına yeterlidir. Ama buradaki şart da şudur: Banka dekontunda gider pusulasında yer alması gereken tüm bilgilere yer verilmesi ve açıklamanın ona göre yapılması gerekir. Aksi durumda bankadan ödeme yapılsa dahi gider pusulası düzenlenmek zorundadır. 

Kredi Kart ile Alınan Mal ve Hizmetler için Fatura veya Fiş Almasak Olur Mu?  

KMK açısından giderlerle ilgili tüm işlemlerde kredi kartı ile ödeme yapılsa dahi fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir. Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından ise fatura veya fiş almak zorunluluktur. Kredi kartı slibi bir gider belgesi olmamakla beraber bulunması faydalıdır. Ancak fiş veya apartman adına düzenlenmiş fatura almanızı öneririz.