Apartman ve Site Yönetimine Fatura, Makbuz vb. Belge Verilmeyen İşlerde Belge Düzeni Nasıl Yapılmalı?

Apsiyon ve Apsiyon Akademi 29 Mart’ta Antalya’da profesyonel yöneticilerle buluştu. Apartman ve site yönetimlerinde yaşanan önemli sorunların gündeme getirildiği toplantı da sorulan sorulardan biri de dışarıdan alınan belgesiz mal ve hizmet alımlarıyla ilgiliydi. Diğer bir ifadeyle apartman ve site yönetimlerinin çatı tamiri, elektrik işleri, boya badana işleri, merdiven temizliği gibi satın aldıkları bazı hizmetler sırasında, ilgili kişilerin mükellefiyet durumlarından dolayı belge (fatura, makbuz vb.) vermedikleri, bu durumda muhasebeleştirmenin nasıl yapılacağı ve belge düzeni ile ilgili hususlar da tartışmalar yapıldı. Biz de bu yazımızı bu konuya ayırarak sizlerle paylaşmak istiyoruz.

Apartman ve Sitelere Belge Veremeyen Mükellefler Kimlerdir?

Bilindiği gibi mal veya hizmet alımları sırasında başta fatura olmak üzere bir takım mali belgeler düzenlenmektedir. Dolayısıyla apartman veya site yönetimi mal ve hizmet aldığında tevsik işlemlerini, yani belgelendirme işlemlerini bu belgelere göre yapar ve muhasebe hesaplarına intikal ettirir. Öte yandan bu belgeleri düzenlemek zorunda olmayan ancak iş hayatının içinde bulunan kişilerden de zaman zaman mal veya hizmet alımları yapılabilmektedir.

Vergiden muaf esnaf olarak kabul edilen bu kişiler bir iş yeri açmaksızın gezici olarak çalışan, emekleri ile küçük çaplı işler yaparak para kazanan kişilerdir. Muafiyet kapsamında oldukları için de defter tutmak, fatura, fiş vb. belge düzenlemek ya da beyanname vermek gibi yükümlülükleri bulunmamaktadır. Örneğin kalaycı, musluk tamircisi, çilingir, ayakkabı tamircisi, odun ve kömür kırıcısı, hamallar gibi küçük sanat erbapları vergiden muaf esnaf sınıfındadırlar.

Apartman ve Site Yönetimleri Vergiden Muaf Esnaftan Alışveriş Yaparsa Ne Yapmalıdır?

Esnaf muaflığından yararlanan kişilerden mal veya hizmet satın alındığında apartman ve site yönetimleri açısından en pratik yol “gider pusulası” adı verilen belge düzenlemektir. Apartman ve site yönetimleri tarafından Hazine ve Maliye Bakanlığı ile anlaşmalı ya da anlaşmasız herhangi bir matbaada bastırılabilecek olan gider pusulası vergiden muaf esnafa yönelik olarak düzenlenen bir belgedir. Apartman ve site yönetimleri yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları mallar için gider pusulası düzenler ve işi yapana veya malı satana imzalatırlar. Bu gider pusulaları vergiden muaf esnaf tarafından verilmiş fatura hükmünde sayılır. Ayrıca gider pusulasının üzerine “Vergi Usul Kanunu Yönetmelik Hükümlerine Tabi Değildir” şeklinde bir açıklama da düşmek gerekmektedir.

Gider pusulası, işin kapsamını, satın alınan malın cins ve türünü, malın miktar ve bedelini ve iş ücretini gösterir. Apartman ve site yönetiminin adı (yönetici imzası) ile işi yapanın veya malı satanın isimleri, T.C. Kimlik Numaralarını, adreslerini ve işlemin yapıldığı tarihi içerir. İki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası karşı tarafa verilir.

Apartman ve Site Yönetimi Vergiden Muaf Esnaftan Stopaj Yapacak Mı?

Apartman ve site yönetimlerinde gider pusulası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bir husus da vergiden muaf esnaftan stopaj yapılması gerektiğidir. Bu tip kişilerden yapılan mal alımları için %5,  hizmet alımları için %10 oranında kesinti yapılır. Bu konuda ayrıntılı bilgi için Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesine bakılabilir. Nitekim Gelir İdaresi tarafından verilen 08.11.2016 tarihli ve 72978 sayılı özelge ile 28.07.2011 tarihli ve 1133 sayılı özelgelerde de aynı doğrultuda açıklamalar yapılmıştır.