Apartman ve Site Yönetimleri Giderler İçin Fatura Almak Yerine Gider Pusulası Düzenleyebilir Mi?

Apartman ve site yönetimleri mal ve hizmet alımlarını satıcılardan temin ederler. Dışarıdan alınan bu mal ve hizmetler için satıcıların Vergi Usul Kanununda belirtilen fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, ödeme kaydedici cihaz (yazar kasa) fişi, gider pusulası vs. düzenleme zorunluluğu vardır. Aynı şekilde işlemin alıcı konumunda olan apartman ve site yönetimlerinin de bu belgeleri isteme ve alma zorunluluğu vardır. Apartman veya site yönetimleri; görevleri arasında olan “defter tutulması ve belgelerin saklanması” başlıklı Kat Mülkiyeti Kanununun (KMK) 36. maddesine göre “kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecbur olup”, belgelendirme işlemlerini bu belgelere göre yaparlar ve muhasebe hesaplarına intikal ettirirler. 

Apartman ve site yönetimlerinin kimi zaman mal ve hizmet alımlarını fatura, fiş ya da kanunda sayılan diğer belgeleri almadan gerçekleştirdiği bilinmektedir. Apartman ve sitelerin çatı veya uydu anten tamirlerini, elektrik, boya badana işlerini, merdiven temizliği gibi hizmetlerini veren kişilerin bazen vergi mükellefi olmamaları sebebiyle belge (fatura, fiş vb.) veremedikleri bilinmektedir. Bu gibi durumlarda apartman ve site yönetiminin vergi denetimlerinde ceza almadan alınan hizmetin nasıl muhasebeleştirecekleri konusu önem kazanmaktadır. 

Apsiyon Akademi Eğitmenleri olarak fatura alınması mümkün olmadığı durumlarda kat maliklerine vekil olarak hesap verebilme açısından yazarkasa fişi, bilet, perakende satış belgeleri gibi belgelerle harcamaların belgelenmesine özen gösterilmesini, banka işlemlerinde mutlaka dekontların kâğıda dökülmesini ve tüm belgelerin bir klasörde en az 5 yıl (beş yıl) süre ile dosyalanarak saklanmasını önermekteyiz. 

Apsiyon Akademi Eğitimlerinde üzerinde önemli durduğumuz vergiden muaf gerçek kişi ya da esnaftan alışveriş yapıldığında, örneğin fiş ya da fatura veremeyen bir kişiden mal veya hizmet alımı gibi durumlarda yöneticinin gider pusulası düzenlenmesi zorunlu olduğundan aşağıdaki yazımızdaki özelliklere sahip bir gider pusulasını hazırda bulundurması faydalı olacaktır. Bu noktada gider pusulasının ne olduğuna dair bir tanım yapmakta fayda görüyoruz.

Gider pusulası en basit tanımla, vergi mükellefi olmadıkları için da fatura ya da fiş kesemeyen kişilerden alınan mal veya hizmetin karşılığında, bu mal veya hizmeti alan tarafın düzenleyeceği, bir ticari belge türüdür. Bu belgenin kırtasiyeden temin edilip noterden her sayfasının tasdik ettirilerek kullanılmasının yanında Maliye Bakanlığının anlaşmalı matbaalarından bastırılması da mümkündür. Gider pusulası konusunda yöneticinin bilmesi gereken tüm hususları bu yazımızdan öğrenebilirsiniz.

Apartman ve Site Yönetimleri Hangi Durumda Karşı Taraftan Fatura, Fiş veya Makbuz Almadan Mal ve Hizmet Alımı Yaparlar? 

Apartman ve site yönetimlerinin vergiden muaf kişilerden mal veya hizmet alımlarında belge alamadığı durumlar söz konusudur. Mal veya hizmeti veren bu kişiler fatura, fiş vb. gibi belgeleri düzenlemek zorunda olmayabilirler. Bu kişilerden mal veya hizmet satın alındığında apartman ve site yönetimleri açısından en pratik yol “gider pusulası” adı verilen belgeyi düzenlemeleri, işi yapana veya malı satana imzalatmaları olacaktır. Usulüne uygun kullanılan bu gider pusulaları fatura hükmünde sayılabilen bir ticari belgedir.

Gider Pusulası Kimlere Düzenlenir? 

Apartman ve sitelere belge veremeyen, vergiden muaf kişiler, bir iş yeri açmaksızın gezici olarak çalışan, emekleri ile küçük çaplı işler yaparak para kazanan mükelleflerdir. Muafiyet kapsamında oldukları için de defter tutmak, fatura, fiş vb. belge düzenlemek ya da beyanname vermek gibi yükümlülükleri bulunmamaktadır. 

Bir işyeri açmaksızın gezici olarak ve doğrudan doğruya müstehlike iş yapan yani herhangi bir aracı olmadan doğrudan doğruya tüketiciye (apartman ve site yönetimine) hizmet veren çatı ustası, uydu anten tamircisi, elektrikçi, boyacı, sıvacı, seramik ustası, hallaç,  kalaycı, lehimci,  musluk tamircisi, çilingir, ayakkabı tamircisi, kundura boyacısı, berber, nalbant, fotoğrafçı, odun ve kömür kırıcısı, çamaşır yıkayıcısı, hamallar gibi küçük sanat erbapları vergiden muaf kişiler sınıfındadırlar.

Bu kişiler halk arasında genelleme yapılarak hatalı olarak tabir edilen ve “esnaf” olarak tanımlanan kişilerin tümü değildir. Çünkü esnafın vergi mükellefi olması gerekir. Burada ifade ettiğimiz “vergiden muaf kişiler”, “bir işyeri açmaksızın”, ticari faaliyetlerinin kapsamı Gelir Vergisi Kanununun 9. maddesinde belirtilen “Esnaf Muaflığı” şartları ile uygun olan ve esnaf muaflığından faydalanan gerçek kişilerdir. Bunlar vergiden muaf esnaf olarak elde ettiği kazançlar üzerinden vergilendirilmeyen ticari faaliyette bulunan kişilerdir. 

Gider Pusulasını Apartman veya Site Yönetimi Düzenler 

Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından özelgelerle bu konularda uygulamaya verilmiştir. Bu özelgeler uyarınca apartman ve site yönetimleri mal veya hizmet satın aldıklarında fatura, fiş, makbuz gibi belgeler düzenlenmezse, bizatihi yönetimin kendisi gider pusulası düzenleyecektir. 

Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir? 

Gider pusulası, işin kapsamını, satın alınan malın cins ve türünü, malın miktar ve bedelini ve işin ücretini gösteren, malı satan ya da hizmeti veren vergiden muaf kişiye imzalatılarak düzenlenen bir belgedir. Gider pusulasında apartman ve site yönetiminin unvanı, yönetici ile işi yapanın veya malı satanın isimleri ve imzaları, T.C. kimlik numaraları, adresleri, hangi mal veya hizmetin alındığı, mal ve hizmetin miktarı ve fiyatı, işlemin yapıldığı tarih bulunur. Yönetim tarafından iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası karşı tarafa (malı satan veya hizmeti veren kişiye) verilir, bir örneği alıkonularak giderler ile ilgili dosyaya konularak, belgelendirme işlemi tamamlanır. 

Apartman Gider Pusulasında Maliye Onayına veya Noter Tasdikine Gerek Var Mıdır? 

Apartman ve site yönetimleri, gider pusulasını Hazine ve Maliye Bakanlığı ile anlaşmalı bir matbaada özel olarak bastırılabilecekleri gibi kırtasiyeden matbu hazırlanmış şekilde de kullanılabilirler. Kırtasiyeden alınan gider pusulalarının kullanılmaya başlanmadan önce noter tasdiki yaptırılması VUK uyarınca gereklidir. Malı satan ya da hizmeti veren kişiye imzalatılır. Bir örneği alıkonur. Böylece belgelendirme işlemi tamamlanır. 

Bankadan Yapılan Ödemelerde Gider Pusulasına Gerek Var Mıdır? 

Kat maliklerince oluşturulan yönetim adına düzenlenen gider pusulasında bulunması gereken bilgileri (imza hariç) ihtiva eden banka dekontları ile de giderin belgelendirilmesi mümkündür. Ödeme bankadan yapılıyorsa yukarıda belirttiğimiz gider pusulasında yer alması gereken bilgiler banka dekontundaki açıklama kısmında yer verilirse, gider pusulası düzenlenmeksizin de işlemi tevsik etmek mümkündür. Maliye tarafından 2021 yılında getirilen bu uygulama ile özellikle site yönetimlerinin gider pusulası kullanmak yerine ödemeleri bankadan yapmaları ve tüm açıklamaları yazmak koşulu ile banka dekontlarını gider belgesi olarak işlemleri oldukça önemli bir kolaylık sağlamıştır.

Özetle; vergiden muaf ya da mükellefiyeti olmayan bir kişiden mal veya hizmet alındığında gider pusulası yerine banka dekontu tek başına yeterlidir. Ancak buradaki şart da şudur! Banka dekontunda gider pusulasında yer alması gereken tüm bilgilere yer verilmesi ve açıklamanın ona göre yapılması gerekir. Aksi durumda bankadan ödeme yapılsa dahi gider pusulası düzenlenmek zorundadır! 

Gider Pusulası Düzenlendiğinde Stopaj Yapılır 

Apartman ve site yönetimlerinde gider pusulası düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bir husus da vergiden muaf esnaftan stopaj yapılması gerektiğidir. Bu tip kişilerden yapılan mal alımları için %5 (yüzde beş) ,  hizmet alımları için %10 (yüzde on) oranında gelir vergisi kesintisi yapılarak, kesilen bu vergi muhtasar beyanname ile beyan edilecektir. Bu konuda ayrıntılı bilgi için Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesine bakılabilir. Nitekim Gelir İdaresi tarafından verilen 08.11.2016 tarihli ve 72978 sayılı özelge ile 28.07.2011 tarihli ve 1133 sayılı özelgelerde de aynı doğrultuda açıklamalar yapılmıştır.

Apartmanın Merdivenlerini Silen Kişi Vergi Mükellefi Değilse Gider Makbuzu Kesebilir Miyiz? 

“Yapılan hizmet ya da alınan mal karşılığında fatura, fiş vb. belge alınamayan durumlarda “gider pusulası” ile belgelendirme yapmak mümkündür. 

Hizmet veya Ürün Aldığımız Gerçek ya da Tüzel Kişi Vergi Mükellefi ise Gider Pusulası Düzenlenemez

Apartman ve site yöneticiliği olarak vergi mükellefi olan gerçek veya tüzel kişilerden fatura almak zorunludur. Vergi mükellefi olanlar için gider pusulası düzenlemek zaten kanuna aykırı olacaktır. KDV’nin de ayrıca hesaplanması gerekir. Aksi durumda hem usulsüzlük hem de yerine göre vergi zıyaı cezası hesaplanır. Vergi mükellefi ve işyeri olan yukarıda sayılan çatı ustası, uydu anten tamircisi, elektrikçi, boyacı, sıvacı, seramik ustasından fatura almak gerekecektir. Yukarıda ifade ettiğimiz “esnaf” kavramı burada karşımıza çıkmaktadır. Esnaf, küçük çapta ticaretle ya da el zanaatlarından biriyle uğraşan kimselere verilen ortak isim olup, esnafın hali hazırda vergi mükellefi olması gerekmektedir. Esnaflar defter tutarlar, fatura ve fiş vb. belge düzenlemek zorunda olup, ticari faaliyetlerinden ötürü elde ettikleri gelirler üzerinden işin mahiyetine göre “Gerçek Usulde” ya da “Basit Usulde” vergiye tabi tutulurlar. Giderlerle ilgili tüm işlemlerde de fatura veya fiş alınmalı ve harcamalar bu belgelerle düzenli ve detaylı olarak raporlanmalıdır. Bu sayede mali bir sıkıntı olduğunda yönetici belgelerle durumu ispatlayabilir.

Gider Pusulasını Ne Kadar Süre ile Saklamalıyız?  

Apartman ve site yönetimlerinin mükellefiyet tesisi, belge düzenleme, mali defter tutma, beyanname verme gibi yükümlülükleri yoktur. Ancak apartman ve site yönetimleri gerek kendi düzenledikleri gerekse kendilerine düzenlenen gider pusulalarını ve bu faaliyetleri ile ilgili olarak satın aldıkları mal ve giderlerine ilişkin belgelerini beş yıl boyunca saklamak zorunda olup, muhafaza yükümlülükleri bulunmaktadır.