Sitelerde yıl sonunda yapılan denetim içerik olarak yıl içinde yapılan denetimler ile aynı olmakla birlikte, hedefi açısından daha sonuç odaklı bir denetimdir. Şöyle ki, verilen denetim raporu yapılacak genel kurulda ibra sürecini etkileyecek, yeni yıl için yapılacak “İşletme Projesi”ne dayanak oluşturacak kadar önemlidir. Bu sebeple daha planlı bir denetim çalışması yapılmalı, denetim raporu tüm bilgileri içerecek detayda yazılmalıdır. Doğru planlama zamanımızı doğru yönetebilmemizi sağlayacaktır. Planlamanın amacının mali tablolara ilişkin her hangi bir görüşe yetecek düzeyde kanıt (bilgi ve belge) elde etmek olduğu unutulmamalıdır. Denetçi yıl sonu raporu için önce, toplayacağı kanıtları belirlemeli, sonra bu kanıtlara göre raporunu hazırlamalı ve görüşünü raporda açıkça belirtmelidir.

Denetleme çalışmaları için yapılacakların üzerinden adım adım geçelim;

• Denetim raporunun teslim tarihi konusunda Yönetim Kurulu  ile mutabakata vararak tarih belirlenmelidir,
• Çalışma programı hazırlanmalı, hangi gün hangi evraklar incelenecek ve kaç saat çalışılacak, planlanmalıdır,
• Sitenin evrak işleyiş sistemi incelenmelidir, (Hangi bilgisayar programı kullanılıyor, evraklar nasıl kayıt altına alınıyor, kim onaylıyor gibi tespitler yapılmalıdır.)
• Banka, kasa, stok gibi mali temelli hesapların bakiyelerinin doğruluğu araştırılmalı ve ilgili kurumlardan ekstreler alınarak bu bakiyeler kanıtlanmalıdır,
• Gelir-gider raporu alınarak önem derecesine göre (örneğin giderler içinde en büyük tutarlı olanlar) giderler ve gelirler tespit edilmelidir,
• Bu önem düzeyine göre giderlere ilişkin yapılan sözleşmeler incelenmeli ve faturalar yapılan sözleşmelere göre mi düzenlenmiş tespit edilmelidir,
• İşletme Projesi yönetim planına göre mi hazırlanmış incelenmelidir,
• Kat malikleri tebliğ edilen işletme projesi doğrultusunda mı borçlandırılmış incelenmelidir,
• Mizan alınmalı, tüm hesaplar gözden geçirilmeli ve hesap türü de dikkate alınarak sorular sorulmalıdır,
• İşletme projesi planlanan ve gerçekleşen raporu alınmalı, gelir-gider farkları tespit edilmelidir,
• İşletme projesinde planlanandan yüksek olarak gerçekleşen giderlerin detayları incelenmeli ve yanlış bütçe mi yapılmış, öngörülmeyen bir durum mu gerçekleşmiş tespit edilmelidir,
• Mali tabloların doğruluğu hakkında yargıya varılmalıdır,
• Denetim Raporu yazılmalı ve yapılan tespitler tek tek açık bir dille raporda olmalıdır,
• Denetim Raporu Yönetim Kurulu ile paylaşılmalıdır.

 Raporumuzda tespit edilen risklerin önemi ve alınacak önlemler gibi konular gözetilmeli ve detaylar kat malilerinin beklentileri dikkate alınmak suretiyle yazılmalıdır. Yani henüz oluşmamış ama oluşması ihtimali olan bir risk varsa bu da belirtilmelidir. Raporumuzun sonuçlarına ilişkin kanaatinin oluşmasına dayanak teşkil eden belgeler mutlaka rapora eklenmelidir. Faturalar, sözleşmeler, resimler ve yazılar gibi dokümanlar raporun sonuçlarını desteklediğinden önem arz ederler. Yapılan denetimler esnasında tespit edilen iyi uygulama örnekleri de raporlarda ayrı bir bölümde gösterilmelidir. Raporun düzenlenmesi, sunulması ve saklanmasında gizlilik ilkesi gözetilmeli ve rapor öncelikle Yönetim Kurulu dikkatine sunulmalıdır ve sonra diğer ilgililerle paylaşılmalıdır.

Keyifli yaşam alanları dilerim.

Banu AKCAN