Denetim Sürecinde Planlama

Denetimin esası planlama üzerine kurulmuştur. Toplu yapının denetimi görevi bize verildiğinde öncelikle yapmamız gereken denetim sürecini planlamaktır. Doğru planlama, zamanımızı doğru yönetebilmemizi sağlayacaktır. Denetimde planlamanın amacı, mali tablolara ilişkin herhangi bir görüşe yetecek düzeyde kanıt (bilgi ve belge) elde etmektir. Denetçi, denetim amaçlarını belirledikten sonra, kanıt toplama sürecini başlatabilir.

Denetçi, denetim sürecini izleyerek toplayacağı kanıtları belirler. Ancak denetim süreci, kanıt toplama süreci ile başlamaz. Denetimin planlanması ve denetim çalışmalarının yapılması ile başlar ve denetim raporunun yazılmasıyla sona erer. Denetçi olarak seçildikten sonra denetim sürecinde karşımızda üç aşama vardır;

Denetimin Planlanması

a) Siteyi tanımak amacıyla site hakkında bilgi toplanması, (Kaç personel çalışıyor?)
b) Denetim programının hazırlanması, (Hangi gün evraklar incelenecek ve kaç saat çalışılacak?)
c) Çalışma programının hazırlanması. (Hangi gün neler incelenecek?)

Denetim Programının Yürütülmesi 

a) Sitenin evrak işleyiş sisteminin incelenmesi ve değerlendirmesinin yapılması, (Hangi bilgisayar programı kullanılıyor, evraklar kayıt altına alınıyor, kim onaylıyor vb.)
b) Hesap bakiyelerinin doğruluğunun araştırılması,
c) Toplanan kanıtların (bilgi ve belge) değerlendirilmesi.

Denetimin Tamamlanması ve Bulguların Raporlanması 

a) Mali tabloların doğruluğu hakkında yargıya varılması,
b) Yargının şekillendirilmesi, denetim raporunun yazılması ve yayınlanması ya da paylaşılması.

Denetim sürecinin detaylarına bir sonraki yazımda değineceğim, ama öncelikle dikkat ettiyseniz süreç, denetlediğimiz siteyi tanımak ile başlıyor. Bazen bütünü tarif etmek için detaylara ihtiyaç duyarız. Sitemiz kaç m² alan üzerine kurulmuştur, sulama sistemi nasıl yapılmaktadır, temizlik ve güvenlik site bünyesindeki personellerle mi yapılmaktadır, kaç asansör var ve bakım periyodu nedir? gibi detaylar, incelediğimiz mali tabloların bilgilerini ve belgelerini doğrulamamızda bize yardımcı olacaktır. Yaşadığımız siteyi kat maliki olarak tanımak her zaman denetim sürecinde tarif edilen, “Tanıma” ile uyuşmaz. Şöyle ki, temizlik yapıldığını biliriz, ama kaç kişi temizlik görevinde bilemeyiz ya da havuzumuz temizdir ama günde kaç kez temizlenmekte ve temizlik malzemeleri hijyenik kurallara uygun olarak mı kullanılmaktadır bilemeyebiliriz. Bilgi ve belgeler aslında detaylar bilindiğinde daha anlamlıdır. İyi bir denetçi; iyi bir araştırmacı ve gözlemci olmalıdır.