Denetim Raporu Neler İçermelidir?

Denetim raporunun fikir verebilmesi ve denetim sonuçlarının değerlendirilebilmesi için raporun içeriğinin bazı ilkeler gözetilerek oluşturulması yerinde olacaktır. Denetim raporunun amacı asla unutulmamalıdır. Denetim sonucunda edinilen kanaatin raporlanması ve raporun verildiği kişi ya da makamın edinilen kanaati tam olarak anlamasıdır. Bu sebeple, raporun başlangıç kısmında denetimin amacı ve kapsamı belirtilmelidir. 

Raporda, detaya girdikçe elde edilen bilgi ve belgelerden bahsedilmeli ve sonuç kısmında mutlaka denetçi kanaati belirtilmelidir. Rapordaki ifadeler doğru, tarafsız, açık, özlü, yapıcı ve tam olmalıdır. Unutulmamalıdır ki, amaç pozitif değer yaratmaktır. Kasada bir miktar para var ya da olsa olsa bankada vardır, gibi tutar içermeyen, sonuca götürmeyen, eksik bilgiler ve ifadeler yer almamalıdır. Raporda, raporu değerlendirecek kat maliklerinin beklentileri mutlaka dikkate alınmalıdır. 

Örneğin, yönetime alınan demirbaşın nevi, kat maliklerini ilgilendirebilir ama rengi, modeli ya da deseni ilgilendirmeyecektir. Daha önceki raporlar dikkate alınmalı, orada düzeltilmesi gereken hususlara ilişkin notlar var ise bu denetimde düzeltilmiş mi özellikle açıklanmalı ve raporlanmalıdır. Örneğin, periyodik bakımların zamanında yapılmadığı bir önceki yıl tespit edilmiş ise, bu yıl bu durumdan bahsedilerek düzeltilmiştir ya da hala devam ediyor, gibi sonuç belirtilen cümleler yer almalıdır. Rapor, yönetim kuruluna sunulmadan önce tamlık, doğruluk, uygunluk ve okunabilirlik açısından gözden geçirilmelidir. Yani denetimin sonuçları tam olarak yansıtılabilmiş mi, doğru veriler ve rakamları içeriyor mu, okunamayacak kadar uzun mu, gibi detaylara dikkat edilmelidir. 

Raporda tespit edilen risklerin önemi ve alınacak önlemler gibi konular gözetilmeli ve detaylar kat maliklerinin beklentileri dikkate alınmak suretiyle yazılmalıdır. Yani, henüz oluşmamış ama oluşması ihtimali olan bir risk varsa bu da belirtilmelidir. Örneğin, havuz tamir edilmiş ama, tamir ekipmanı havuza yakın bir yerde muhafaza edilmiş ise bunun tehlikeli bulunduğundan bahsedilmelidir. Denetçi kanaatinin oluşmasına dayanak teşkil eden belgeler mutlaka rapora eklenmelidir. Faturalar, sözleşmeler, resimler, yazılar gibi dokümanlar raporun sonuçlarını desteklediğinden önem arz ederler. Yapılan denetimler esnasında tespit edilen iyi uygulama örnekleri de raporlarda ayrı bir bölümde gösterilmelidir. Çünkü, amaç denetimin olumsuz eleştiriler içermesi ile tarafları rencide etmek değil, yaşam alanının daha iyi yönetilmesi için olumlu ve olumsuz çıkarımlar yapmaktır. Örneğin, çocuk oyun alanının tabanı yumuşak ve organik bir kaplama ile kaplanmıştır. Bu başarılı uygulamadan ötürü yönetime teşekkür ederiz denmelidir. Bu yapıcı eleştiriler yönetimi motive edecek ve çalışmalarını teşvik edecektir. Raporların düzenlenmesi, sunulması ve saklanmasında gizlilik ilkesi gözetilmeli ve rapor öncelikle yönetim kurulu dikkatine sunulmalıdır ve daha sonra diğer ilgililerle paylaşılmalıdır.