Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?

Öncelikle sitelerin yasal olarak tutmak zorunda olduğu defterler konusuna değinelim. Defter tutma, işletmede meydana gelen parasal işlemlerin belli bir düzen içerisinde ticari defterlere yazılmasını ifade eder. Gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi devleti yakından ilgilendirir. Devlet kişilerin vergi karşısındaki durumlarını, verginin doğru hesaplanıp hesaplanmadığını işletmenin tuttuğu ticari defter ve belgelerden öğrenir ve takip edebilir. Bu nedenledir ki Vergi Usul Kanunu içinde ticari defter ve belgeler önemli yer tutmaktadır. (171-242. maddeler arasındaki toplam 72 madde ticari defter ve belgeler ile ilgili düzenlemeleri kapsar.)  Muhasebedeki tüm işlemlerin, objektif belgelere dayanarak gerekli defterlere kaydedilmesi gerekir. Defterlere kayıt edilmeyen işlemler geçersizdir.  Defter tutma sorumluluğu tacirin en önemli sorumluluklarından biridir. Defter tutma aynı zamanda muhasebenin bilgi verme veya bilgi üretme fonksiyonunun da göstergesidir.  Vergi Usul Kanunu’nun 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar ticari ise defter tutmak zorunda değillerdir. 

Gelir vergisinden muaf olan esnaf, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçiler, Gelir Vergisi Kanunu'na göre kazançları basit usulde tespit edilenler, Kurumlar Vergisi’nden muaf olan, iktisadi kamu müesseseleri ile dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler defter tutmak zorunda değildirler. Her ne kadar Vergi Usul Kanunu defter tutma zorunluluğundan bahsetse de bu zorunluluk tacir konumunda olan ve çoğunlukla ticari zirai veya mesleki kazancı olanlar için getirilmiştir. Apartman ve site yönetimlerinin ise tüzel kişiliği olmadığı gibi vergisel açıdan gelir ya da kurumlar vergisi mükellefiyeti de yoktur. Kaldı ki ticari bir amaç da taşımamaktadır. Dolayısıyla Vergi Usul Kanunu’ndaki  defter tutma zorunluluğu apartman ve site yönetimlerini kapsamaz.

Peki Zorunluluk Nereden Gelmekte ve Neden Kaynaklanmaktadır?

Kat Mülkiyeti Kanunu hükümlerince karar defteri tutulması zorunlu olunan tek defterdir. Ne var ki site hizmetlerinin genişlemeye başlaması, sadece gelir ve giderin karar defterinde tutulmasının ihtiyaca cevap vermemesi ve verimli bir yönetimin gerçekleştirilmesi için en azından işletme defteri tutmak ve bunun da hukuki geçerliliğinin kazanması için notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.

Özetle ; Sitelerin  “Vergi Usul Kanunu” na göre defter tutma zorunluluğu bulunmazken, “Kat Mülkiyeti Kanunu” na göre ise sadece “Karar Defteri” tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Ancak verilerin yazılabilmesi, raporlanabilmesi ve incelemeye sunulabilmesi için en azından  işletme defteri tutması , hukuki alanda geçerliliğinin olabilmesi için de notere tasdik ettirmek gereklilik ve zorunluluk arz etmektedir.

Site Yönetimlerinde Defterler Ne Zaman Tasdik Ettirilmelidir?

Defterler hangi yılda kullanılacaksa, o yıldan  önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. Ancak eğer bir önceki yıl defter tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yıl da kullanılacak ise, defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar kullanılacağı yıl için  tasdik ettirilir, bu işleme ara tasdik denir. Bir örnek ile anlatalım; 2019 yılında sitenin kullanacağı “İşletme Defteri” , 2018 yılı Aralık ayı sonuna  kadar notere tasdik ettirilir. Eğer siteler 2018 yılında tasdik ettirdikleri İşletme Defterleri’ni  2019 yılında da kullanacaklarsa , 2019 yılı Ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanır. Aralık ayı içindeyiz, 2019 yılı defterlerini tasdik ettirmeyi unutmayınız.